Como criar e apresentar um orçamento médico para o paciente?

Criar um bom orçamento médico é fundamental para a captação de novos pacientes. 

Este é um momento decisivo na jornada, quando eles já conhecem tanto o seu problema quanto a solução. 

Sendo assim, eles precisam apenas entender o que está sendo cobrado e ter confiança no médico para contratar o serviço.

Por causa da importância dessa ação, trouxemos neste post algumas dicas de como criar e apresentar um orçamento médico de qualidade. Continue a leitura e confira!

3 práticas para a criação de um orçamento médico

Para te ajudar no processo de criação de um orçamento médico, separamos 3 (três) dicas práticas para você observar, a seguir:

1. Descreva os procedimentos a serem realizados

O orçamento deve ser descritivo o suficiente para sanar todas as dúvidas do paciente em relação ao que será feito no procedimento.

Às vezes, só a consulta não basta para que o paciente entenda todos os passos do serviço. E mesmo que ele entenda tudo, não é incomum que a pessoa esqueça boa parte do que foi dito.

Portanto, o orçamento médico é um documento importante de registro desses elementos e melhora na comunicação entre as partes. 

Dessa forma, o cliente pode avaliar o procedimento de forma mais completa para tomar a sua decisão com segurança.

2. Demonstre os cálculos

Após descrever as etapas do procedimento, o orçamento médico precisa demonstrar a soma dos valores.

Não diga apenas o valor final, pois assim o paciente não saberá o quanto será gasto em cada etapa.

Por isso, deixe claro no cálculo quais valores correspondem a cada passo a ser realizado no serviço.

3. Determine as condições de pagamento

Depois, descreva as condições de pagamento, explicando se o valor pode ser parcelado no cartão de crédito.

Se o pagamento for feito à vista, deixe claro se é possível a aplicação de um desconto. 

Todas essas informações são importantes para que o paciente possa embasar a decisão.

Apresentando o orçamento médico para o paciente

A apresentação do orçamento médico pode ser um momento bastante delicado para o paciente. Afinal, estamos falando de aspectos muito sensíveis para todas as pessoas: a saúde e as finanças.

Atendimento humanizado

É preciso entender profundamente as necessidades dos seus clientes para apresentar o orçamento, observando o atendimento humanizado.

É muito importante que o paciente se sinta acolhido e perceba o seu interesse real em ajudá-lo. 

Você precisa demonstrar que se importa com o bem-estar dele e que deseja encontrar as melhores soluções. Isto também inclui as opções de pagamento.

Este é o momento para você tirar todas as dúvidas do paciente e criar um sentimento de confiança, para que ele se sinta amparado.

Apresentando os custos 

É neste momento que você pode esclarecer quaisquer dúvidas que surjam sobre os custos do procedimento.

Também é importante explicar que, quando o assunto é saúde, esses valores não são um gasto, mas sim um investimento em qualidade de vida.

Fale sobre as habilidades profissionais

O final da apresentação é o momento em que geralmente surgem as objeções. Portanto, utilize este momento para respondê-las, falando sobre o diferencial da sua clínica.

Defenda as habilidades dos profissionais que irão atender o paciente. Você pode abordar as qualificações, os cursos e o tempo de experiência da equipe, por exemplo.

Também pode comentar sobre alguns casos de sucesso, sempre respeitando o Código de Ética Médica. Assim, o paciente se sentirá mais confiante em realizar o procedimento.

Por que é importante cobrar um retorno do orçamento médico? 

Cobrar um retorno do orçamento médico é essencial para que o paciente se lembre de dar uma resposta. Sem isso, ele pode esquecer ou pensar que não é importante fazê-lo. 

No entanto, o acompanhamento de todas as ações realizadas entre médicos e pacientes são necessárias para o bom relacionamento e sucesso dos procedimentos.

Por isso, tenha como hábito sempre solicitar esse retorno. Dessa forma, o paciente passa a entender a necessidade da resposta e o médico obtém informações importantes nos casos de negativas.

Como elaborar uma mensagem de retorno do orçamento médico?

O ideal é que a mensagem seja enviada por e-mail. Neste formato, o paciente pode responder com calma e no momento que for mais conveniente.

Além disso, ao enviar a mensagem por e-mail, a clínica também fica com um registro sobre os envios desse tipo de comunicação. 

Outra opção é usar um software médico que faça esse registro de forma mais eficiente, apresentando uma lista dos pacientes com o status de seus orçamentos.

Para elaborar uma boa mensagem de retorno, a dica é personalizar a comunicação. 

Ou seja, escreva a mensagem referindo-se ao paciente pelo seu nome e fale diretamente sobre o orçamento enviado. Esta atitude irá fazer com que ele se sinta mais inclinado a responder. 

Na prática, o e-mail deve começar com uma explicação do motivo do contato. Aqui, é preciso acertar o tom da mensagem para não parecer muito direto ou agressivo.

Afinal, você não vai querer que o cliente se sinta pressionado ou constrangido. Isso seria muito negativo para o relacionamento.

Além de elaborar a mensagem da forma correta, é preciso saber o melhor momento para enviá-la. 

Não convém fazer isso muito cedo para não perturbar o futuro paciente, mas também não se pode deixar passar muito tempo e perder a oportunidade.

Um tempo razoável gira em torno de 3 (três) a 7 (sete) dias. Porém, dependendo dos serviços que você oferece, esse tempo pode ser diferente. 

Por isso, vale a pena fazer alguns testes para encontrar o tempo ideal da sua clínica.

Sobre o horário do envio, procure fazê-lo dentro do período comercial para que a pessoa consiga responder e talvez já marcar o procedimento.

Agora que você já sabe como criar um orçamento médico de qualidade, continue se aprofundando na gestão financeira da sua clínica.
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