Por que usar um software para gestão de clínica médica nas finanças?

O uso de um software para gestão de clínica médica pode transformar as finanças da sua empresa, que é um dos pilares para a alta performance.

A organização é uma das palavras-chave para manter o bom andamento de um negócio. 

São muitas esferas a serem controladas, diversos funcionários a serem geridos, variados processos que precisam de atenção.

Tendo isso em vista, o uso de artifícios que deixem a rotina mais fácil de ser administrada há de ganhar luz nesse sentido. 

Em clínicas e consultórios, a tecnologia se tornou uma grande aliada na resolução dessas questões. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

Software para gestão de clínica médica é possível?

Nos últimos anos, as transformações foram muitas. O atendimento mudou, o diagnóstico evoluiu e a tecnologia tornou o exercício da medicina mais preciso.

Além do mais, o gerenciamento de clínicas e consultórios, junto a uma boa performance, ficou muito mais eficiente.

Ter um software de gestão para clínicas passou a ser imprescindível, principalmente um que cubra todos os processos de gerenciamento médico, como é o Feegow Clinic. 

Do primeiro contato com o paciente ao fechamento de contas, passando pelo controle de processos até a administração de agendas.

Fazer uso deste instrumento de organização resulta até em melhoria no cuidado com os pacientes, criando possibilidades de tratá-los com mais dedicação, zelo e carinho. 

Entretanto, um importante ganho é a evolução de performance com a sistematização do setor de finanças.

Por que contar com um software para gestão de clínica médica?

A seguir, vamos expor alguns dos principais motivos para investir nessa organização.

1) Redução de custos

De primeira, uma vantagem sentida com a utilização de um software de acompanhamento gerencial é a redução de custos. 

Este benefício é daqueles que faturistas, analistas de financeiro, administradores e médicos donos de clínicas e consultórios percebem e gostam já no início do emprego do apetrecho.

Aqui é o momento em que você, leitor, pode se questionar como o sistema auxilia nesse sentido e, na verdade, acontece de forma mais simples do que se possa imaginar. 

Isso porque a contenção destes custos vem da facilidade e agilidade garantidas pelo software, mas quem dita o ritmo é o próprio gestor da área, é a forma como esse profissional vê o plano macro e utiliza as informações dadas pelo software que serão determinantes.

A logística ideal permite que se negocie prazos de pagamentos, que se entenda como o setor financeiro anda, assim, permitindo que reduções sejam feitas. 

Neste cenário, o software trabalha como agente revelador. Com ele, a visão administrativa passa a ser em um ângulo de 360º, com monitoramento e agrupamento de informações.

Além do exposto nos parágrafos anteriores, o software de gestão é perfeito por centralizar o Fluxo de Caixa da clínica ou do consultório. 

E, como já dissemos aqui, o controle do fluxo é resolutivo no que tange à redução de custos por permitir o conhecimento da real situação das finanças e, consequente, tomada de decisões mais assertivas.

2) Ganho de espaço físico

Os dias em que pastas, planilhas e documentos ocupavam os ambientes do seu local de trabalho ficaram para trás! 

A tecnologia trabalha a seu favor quando o assunto é reter informações importantes e acompanhar rotinas administrativas.

Com o uso do software para gestão de clínica médica, toda a papelada fica disponível de modo eletrônico, acabando com a necessidade de armários para guardá-los.

Assim, é assegurado o ganho de espaço para melhor atender seus pacientes, criar novas decorações, além de renovar o ambiente como um todo.

3) Sustentabilidade

Deixar os papéis para armazenar informações tudo digitalmente tem outro benefício, que diz respeito ao meio ambiente.

Afinal, a economia de recursos naturais utilizados na confecção de papel é significante.

4) Centralização de informações

O abandono da maneira antiga de administração, cheia de papéis, também é importante para que nenhum elemento seja perdido. 

Isto é, a probabilidade de que algum aspecto de caráter informativo e documental se perca por falta de alinhamento entre a equipe cai para quase zero.

Isso acontece porque todas as informações são guardadas no sistema, evitando qualquer tipo de imprevisto que possa resultar em desvio de documentação em qualquer esfera do atendimento e do armazenamento.

5)  Organização de processos

Em decorrência da centralização de informações, temos o alinhamento de processos.

Com um bom software, os métodos de trabalho, atendimento e administração ficam mais organizados e compreensíveis para todos que fazem parte da equipe.

Isso significa que cada um sempre saberá a parte que lhe cabe na engrenagem do setor financeiro e não haverá desalinho de ideias, devido à facilidade do sistema.  

6) Cobrança facilitada

O software permite que o pagamento de consultas, tratamentos e procedimentos seja feito de maneira rápida, segura e fácil, com integração de nota fiscal e parcelamento – nos casos em que a clínica possui esta possibilidade.

Além disso, ainda é possível contar com o Split de Pagamento no caso da Feegow, que possui essa funcionalidade em conjunto com a Stone. 

Nele, o profissional de saúde recebe sua parte separada da clínica e conta com repasses automáticos, graças à regra configurada dentro do próprio sistema.

7) Segurança no armazenamento de dados

O uso de um software para gestão de clínica médica garante segurança na transferência de dados. 

Por meio de criptografia, backup e redundância, as informações de cada paciente, assim como dados do setor financeiro de forma geral, estão seguros. 

No Feegow Clinic, tudo isso é assegurado pelos certificados SSL.

O que deve conter em um software para gestão de clínica médica? 

Quando você escolher um software para gestão da sua clínica médica, verifique se ele possui as principais funcionalidades para melhorar a rotina da empresa. Veja quais são:

Prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico é uma das funcionalidades mais importantes de um software para gestão de clínica médica.

O sistema deve permitir o registro das informações que o médico coletou na consulta com a anamnese, e também aquelas obtidas por meio de exames.

Agendamento de consultas

O software deve possuir uma agenda profissional integrada para realizar o agendamento de consultas de forma rápida e eficiente.

Além disso, deve possibilitar o envio de mensagens automáticas de confirmação e lembretes aos pacientes por meio de SMS, WhatsApp ou e-mail.

Prescrição médica e solicitação de exames

O software também deve permitir a emissão de prescrições médicas eletronicamente. 

Para isso, ele precisa ter o recurso de assinatura digital para que os documentos sejam válidos. Desse modo, ele pode enviar as receitas diretamente para o celular do paciente.

A solicitação de exames funciona da mesma maneira e a clínica dispensa o uso de papel na maioria de seus processos.

Integração de setores

Para uma gestão mais eficiente, o software também deve integrar os diversos setores da clínica. Assim, todas as informações relevantes para a administração ficam centralizadas em um único lugar.

Geração de relatórios

Sabemos que uma boa gestão financeira depende da análise de dados. Sendo assim, o sistema precisa gerar relatórios úteis para que os administradores possam acompanhar os resultados da clínica.

Outras funcionalidades que você deve incluir no checklist:

• Contas a pagar e a receber;
• Receitas e despesas fixas;
• Geração de repasses simples e de alta complexidade;
• Extração de contas e posições;
• Rateio de custos;
• Controle de cheques recebidos e emitidos;
• Gerenciamento de cartões de crédito e débito;
• Desconto de materiais utilizados;
• Fechamento de caixa;
• Plano de contas e centro de custo;
• Fluxo de caixa e relatórios de resultados, e previsões financeiras;
• Recibos integrados;
• Gerenciador de orçamentos e contratos;
• Nota Fiscal Eletrônica;
• Recebimento de convênios.

Como escolher o melhor software para gestão de clínica médica?

Ao escolher o melhor software para gestão de clínica médica, é preciso considerar como ele pode otimizar a sua rotina na prática.

Neste sentido, o sistema deve facilitar os processos da sua clínica. Para isso, ele precisa ser amigável e intuitivo com o usuário.

Mas como verificar se a opção atende esses requisitos? Basta responder às perguntas:

O sistema automatiza processos repetitivos?

Verifique se o sistema permite a automatização de tarefas repetitivas. Ou seja, aquelas que tomam bastante tempo da recepcionista e podem ser agilizadas pelo software.

Quanto tempo a equipe gasta diariamente confirmando consultas e enviando mensagens para os pacientes?

Se o software faz este tipo de tarefa automaticamente, o mesmo tempo pode ser usado para atividades que realmente precisam da atenção de uma pessoa, como o atendimento presencial.

Como é o acesso ao sistema?

Para saber isso, veja se o software é hospedado na nuvem. Se este for o caso, então você poderá acessar sua conta por meio de login e senha a partir de qualquer dispositivo – sem precisar estar na clínica.

Isso te dá mais mobilidade para resolver os assuntos de trabalho 100% online. 

O software para gestão de clínica médica centraliza os dados?

É importante que o software ajude você a lidar com um volume grande de informações, centralizando-as.

Isso porque geralmente ocorrem confusões quando você trabalha com documentos em papel, arquivados em várias pastas. 

Portanto, o software precisa disponibilizar facilmente acesso a prontuários, diagnósticos, relatórios financeiros, laudos e mais em um só lugar.

O sistema permite a personalização do prontuário eletrônico?

O sistema também precisa oferecer a opção de personalizar os prontuários eletrônicos para que os profissionais adaptem o sistema às necessidades de sua especialidade.

Desse modo, o médico pode configurar os campos que serão preenchidos ao longo da consulta e agilizar a coleta de dados, tornando sua rotina mais produtiva.

Os dados clínicos dos pacientes são armazenados de forma segura?

O software deve ajudar os médicos a cumprir com a obrigação da profissão ao preservar os dados de seus pacientes e ainda reduzir custos. 

Sem a tecnologia, seria necessário guardar os prontuários em papel por pelo menos 20 anos, conforme a resolução nº 1.821/2007 do Conselho Federal de Medicina (CFM).

Além disso, o software precisa atender aos requisitos do Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2) descritos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS).

Um desses requisitos é o uso de um sistema que possua criptografia para assegurar a inviolabilidade dos dados médicos do paciente.

Por este motivo, é necessário verificar se o software para gestão de clínica médica atende a todos estes itens de segurança.

Principais vantagens de um software para gestão de clínica médica 

Otimização da agenda 

Diga adeus à antiga agenda de papel! Se sua clínica ainda trabalha com ela, você sabe os problemas que pode gerar.

Muitas vezes, na rotina acelerada da clínica, acontecem equívocos na hora de agendar os pacientes. Isso vai desde anotar o agendamento na página errada, rasuras que dificultam o entendimento do que foi escrito etc.

Além disso, por ser um objeto físico, apenas uma pessoa tem acesso por vez. Assim, quando um médico precisa conferir seus horários, ele precisa ligar para a recepcionista.

Todos estes problemas são resolvidos com um software para gestão de clínica médica.

Afinal, os dados da consulta são armazenados de forma segura e sem risco de confusão, pois o agendamento é realizado pelo cadastro do paciente. O sistema ainda permite que vários profissionais acessem a agenda simultaneamente.

Maior produtividade e qualidade dos serviços

A automatização dos diversos processos da clínica torna a equipe mais produtiva. Como consequência, a qualidade do serviço se eleva, agregando valor aos serviços prestados – desde a marcação de consultas até o atendimento em si.

Os médicos, por exemplo, conseguem dedicar mais tempo para ouvir as queixas de seus pacientes. Desse modo, eles oferecem o atendimento humanizado, que é um diferencial muito valorizado. 

Maior controle na gestão financeira

Fazer a gestão financeira por meio de um software médico é muito mais prático. Isso porque as informações vão se acumulando durante as atividades automaticamente.

Isso significa que o administrador não precisa gastar horas de seu trabalho preenchendo planilhas para analisar o andamento do negócio.

Como os dados são centralizados, ele gera gráficos e relatórios completos com poucos cliques. Desse modo, o controle sobre as finanças é muito maior com a tecnologia.

Todas as temáticas tratadas até aqui neste artigo resultam em desempenho eficiente e crescimento de resultados. 

Quer ter isso e muito mais à disposição para o seu gerenciamento? Conheça o Feegow Clinic, software que vai revolucionar a administração da sua clínica!