O que é preciso para um bom controle de pacientes e como fazer?

Como você faz o controle de pacientes em sua clínica? Utiliza uma agenda de papel ou eletrônica? Os atrasos são comuns ou consegue manter a pontualidade?

Estas perguntas são importantes para avaliar se os seus processos estão sendo efetivos para manter um fluxo de pacientes satisfatório.

Se você acha que precisa melhorar esta parte do seu trabalho, o primeiro passo é descobrir o que significa um bom controle de pacientes. Em seguida, aprenda a colocá-lo em prática.

Neste post, você vai encontrar as respostas para estas e outras questões. Confira!

O que é um bom controle de pacientes? 

Um bom controle de pacientes é quando a clínica consegue administrar a demanda dos atendimentos de maneira eficiente. 

Isso pode ser observado em 2 (duas) dimensões. De um lado, o controle de pacientes possui uma função operacional. De outro, ele também é estratégico.

O controle de pacientes é operacional porque organiza o tempo que cada atendimento leva para que todos os pacientes sejam atendidos no horário marcado. Já o aspecto estratégico está ligado ao objetivo de atrair novos pacientes e fidelizar os antigos. 

Para a atração, você precisa ter uma boa estratégia de marketing para que os pacientes encontrem a sua clínica. Por exemplo, estar presente nas redes sociais, divulgando a sua empresa e criando um relacionamento com potenciais clientes.

Já na etapa de fidelização, a qualidade dos serviços e os diferenciais da sua clínica serão fundamentais. No entanto, conhecer as necessidades dos pacientes e gerir os contatos de forma adequada também constituem um bom controle de pacientes.

Em resumo, o bom controle de pacientes é quando a clínica cumpre com excelência as funções operacionais e estratégicas no fluxo de atendimentos.

Por que investir no controle de pacientes?

Para elevar a eficiência dos processos internos da sua clínica e garantir a rentabilidade por meio de um fluxo saudável de pacientes.

De nada adianta ter uma agenda lotada se isso compromete a qualidade dos serviços e, por consequência, a satisfação dos pacientes.

Investir no controle de pacientes é alcançar o ponto de equilíbrio entre a capacidade de atendimento da clínica e a quantidade de clientes que ela recebe.

Para que isso seja possível, é preciso investir em ferramentas que melhorem todos os processos da clínica, de ponta a ponta.

Ou seja, recursos para realizar o agendamento, organizar a fila de espera, se comunicar com os pacientes e divulgar a clínica.

Ao investir em ferramentas para aperfeiçoar o controle de pacientes, você garante uma rotina de trabalho mais tranquila. Isso porque terá mais eficiência na gestão do tempo de atendimento para cada paciente. 

Além disso, as oportunidades serão melhor aproveitadas. Na gestão de pacientes, por exemplo, você pode utilizar um CRM para visualizar aqueles que se interessaram por um tratamento, mas ainda não marcaram a próxima consulta.

Desse modo, você não depende de anotações escassas para entrar em contato com os pacientes e garantir que eles continuem o tratamento na sua clínica.

Logo, o investimento no controle de pacientes é uma ótima estratégia de negócios.

O que é preciso para o controle de pacientes? 

O ponto principal é garantir a organização dos horários de atendimento juntamente com uma boa comunicação com os pacientes.

Neste sentido, é importante contar com um bom software de gestão clínica. Desse modo, você pode fazer tanto os agendamentos quanto a comunicação por meio dele.

Uma agenda de papel não proporciona a flexibilidade e dinâmica que a agenda eletrônica oferece.

Você vai precisar dessa flexibilidade para organizar os atendimentos e, ao mesmo tempo, lidar com os imprevistos – que sempre acontecem na rotina de uma clínica.

Porém, para que sua organização funcione, você também precisa que os pacientes sejam minimamente pontuais.

É aqui que entra a comunicação. Os pacientes possuem sua própria rotina atribulada, de modo que os esquecimentos são comuns. Por isso, é importante que você se comunique com eles para lembrá-los de suas consultas. 

Este procedimento irá diminuir significativamente a taxa de faltas em sua clínica. E mais, os pacientes também se sentirão contemplados com este tipo de atenção.

Como fazer um controle de pacientes eficaz? 

Confira agora algumas dicas de como fazer um controle de pacientes eficaz:

Tenha um software de gestão clínica

Um software de gestão clínica é o melhor instrumento para um controle de pacientes eficaz. Com ele, você conta com uma série de recursos que otimizam a rotina de todos os profissionais envolvidos.

Consequentemente, você agiliza o início do atendimento ao paciente e ganha tempo para fazê-lo com mais tranquilidade. Isso irá refletir na qualidade dos serviços e na satisfação do seu público.

Automatize as confirmações e lembretes de consulta

Contando com um software de gestão, você pode enviar mensagens automáticas de confirmação e lembretes de consulta.

Sendo assim, não há risco de esquecer o contato com qualquer um dos pacientes. 

Além disso, a automatização desse processo poupa muito tempo da recepcionista, que pode se dedicar a outras tarefas. 

Organize o tempo necessário para cada atendimento

Descubra qual é a média de tempo que cada consulta demora para ser concluída. Utilize ele como base para definir os intervalos entre um atendimento e outro.

Lembre-se de acrescentar uma margem de tempo para o caso de imprevistos e também para possíveis encaixes.

O controle de pacientes é uma das atividades mais importantes para o funcionamento da clínica, mas não é a única.
Por isso, confira também nosso e-book com dicas fundamentais para administradores de clínicas e saiba como otimizar seus processos!