Saiba como melhorar gestão de pacientes em clínicas

Atender bem a todos os pacientes é um caminho de sucesso para clínicas e consultórios. Se você quer melhorar a gestão de pacientes, este post é para você!

Clínicas e consultórios devem oferecer mais do que um produto ou serviço, é preciso oferecer soluções e qualidade de vida para seus pacientes. Confira as dicas deste post e revolucione a gestão de pacientes!

Você já deve ter ouvido a frase “os clientes estão cada vez mais exigentes”. Certamente, essa é uma realidade para qualquer empresa. Incluindo os empreendimentos de saúde. 

Afinal, com a facilidade das tecnologias, fica mais simples ter acesso à informações sobre a sua empresa e os serviços prestados.

Por isso, fornecer um bom atendimento aos pacientes deve ser prioridade em clínicas médicas. Assim, quando seu paciente se sentir bem e acolhido, as chances de fidelizá-lo só crescem!

Além disso, atender bem não é só oferecer bons produtos ou um bom serviço, já que a experiência do cliente é o que garante seu retorno ou não. 

Pensando nisso, mais e mais empresas têm apostado em melhorar as experiências dos usuários. 

Se você deseja saber quais estratégias podem melhorar a gestão de pacientes, veja as dicas que eu separei neste post para você aplicar na sua clínica.

Por que a gestão de pacientes é importante?

Não é novidade que os consumidores priorizam praticidade, então, sempre vão exigir soluções rápidas para suas solicitações. Por isso a gestão de pacientes deve ser priorizada.  

Quando o cliente adquire um produto, ele pode avaliar tanto positiva quanto negativamente, o que pode influenciar a reputação da sua clínica e impedir o crescimento do seu número de pacientes, dependendo de como as pessoas avaliam o seu serviço.

Para evitar aquelas situações chatas e reverter esse quadro, há algumas ideias que a sua clínica poderá implementar para buscar melhores resultados. 

5 princípios da gestão de pacientes

1. Romper silos do sistema

Para entender este princípio precisamos explicar o que é um silo de sistema e porque eles são negativos. 

A palavra silo se refere ao local das fazendas onde armazenam-se os grãos. Eles são capazes de conservar os alimentos em seu interior, porém os grãos de diferentes silos nunca se misturam.

No contexto, de uma empresa isto significa que os profissionais de diferentes departamentos não se comunicam. Ou seja, eles trabalham de forma isolada e desconectada, como se estivessem em um silo.

Isto pode impactar negativamente o negócio, pois pode causar conflitos e gerar desconfiança. Além disso, a clínica perde eficiência por conta de processos redundantes no gerenciamento de pacientes em cada setor. 

2. Gerenciamento estatístico baseado em evidências

Para ter uma visão completa da efetividade da gestão de pacientes, é essencial trabalhar com dados. 

Dessa forma, o gestor alcança um nível de entendimento que o possibilita a tomar decisões bem fundamentadas e por isso mais assertivas. Trata-se, portanto, de uma ferramenta de melhoria contínua.

3. Atuação sistêmica

Este princípio se refere ao gerenciamento da empresa como um todo e não como a soma das partes. 

Ou seja, ela é o próximo passo após romper os silos de sistema como indicado no primeiro princípio.

Assim, você consegue identificar com mais precisão as falhas em todas as etapas do processo.

4. Revisão de processos e requisitos de conformidade

Os requisitos de conformidade se estabelecem por meio de normas, regulamentos técnicos e padrões de qualidade.

Estes são os parâmetros de referência com os quais o gestor avalia o grau de entrega dos serviços.

Desse modo, a avaliação consiste em revisar os processos em comparação com estes requisitos.

5. Controle de variabilidade

Como vimos no princípio anterior, existe um ponto ideal para os processos. 

Assim, o controle de variabilidade é a busca por diminuir a oscilação na qualidade dos processos, mantendo o mais próximo do ideal.

Erros comuns na gestão de pacientes

Erro de comunicação

Este tipo de erro é um dos mais fáceis de acontecer. Ele pode acontecer tanto por informações equivocadas quanto pela falta de comunicação entre os setores.

Como consequência, os processos ficam mais lentos pelo alto nível de retrabalho que esta falha gera.

Para que as equipes atuem de forma integrada, é indispensável que a comunicação seja clara. 

Por isso, o gestor precisa trabalhar para eliminar todos os elementos que podem causar ruídos na comunicação.

Erro de planejamento

O planejamento é a base para a execução das atividades. É ele que orienta o trabalho das equipes em direção às metas.

Se ocorrem erros nesta etapa, a operação já inicia com problemas muito difíceis de serem corrigidos ao longo do processo.

Em geral, a origem deste tipo de erro se dá pela falta de informações no momento de definir os objetivos e estratégias.

Por exemplo, não conhecer o nível de demanda de pacientes ou não ter traçado um perfil epidemiológico da clínica para se preparar para os atendimentos.

Erro de gerenciamento

Os erros de gerenciamento acontecem principalmente pela falta de clareza no momento de designar as responsabilidades de cada profissional.

Quando isso acontece a equipe fica descoordenada, o que impede o fluxo adequado dos atendimentos.

Outros erros deste tipo incluem:

• Não alocar o número adequado de profissionais de acordo com a demanda;
• Erro na compra dos materiais necessários para o atendimento dos pacientes;
• Falta de organização do espaço da clínica;
• Desorganização da fila de espera.

Erro de padronização de processos

O principal erro aqui é não ter processos padronizados. Isto é um problema porque sem uma forma padrão de realizar as tarefas, cada profissional faz à sua maneira.

Logo, o esforço em ações como a busca de dados, esclarecimento de dúvidas de pacientes e orientação é muito maior.

Além disso, o tempo de execução de cada tarefa também se torna diferente. Com isso, a gestão de pacientes fica menos eficiente.  

Como posso melhorar a gestão de pacientes?

Veja abaixo algumas dicas que podem melhorar a forma como a sua clínica se relaciona com seus pacientes.

Escute o seu paciente

Uma dica importantíssima é escutar o seu paciente. Primeiramente, saber o que ele acha do seu negócio é indispensável para melhorar o atendimento na sua clínica.

Por este motivo, verifique se ele se sente confortável enquanto espera pelo atendimento, ofereça facilidades e soluções práticas para o dia a dia do seu paciente.

Além disso, mostre que você está à disposição para solucionar os problemas dos pacientes. E não se esqueça: feedback é muito importante!

Já que a aproximação possibilita uma relação de confiança, com chances de fidelização do paciente, assim, ele retornará outras vezes.  

Não há mistério! Para medir a satisfação dos pacientes, elabore uma pesquisa de satisfação, por exemplo, é só enviá-la por e-mail ou SMS. 

Uma outra maneira é pedir para a sua recepcionista recolher as opiniões dos seus pacientes. Agora, se você deseja encontrar melhorias em seu processo, peça ajuda aos seus clientes.

Gerencie a sala de espera

Como eu já mencionei aqui, a espera para ser atendido pode ser um fator de insatisfação nos seus pacientes. Por conta disso, uma boa gestão da sala de espera se faz necessária.  

Ninguém gosta de ficar muito tempo esperando, né? A sua clínica pode investir em um ambiente bem confortável, para que o cliente se sinta à vontade enquanto aguarda. 

Assim, ele não se sentirá incomodado se o tempo de espera for muito alto. 

Já pensou em usar um software médico? Esse dispositivo médico fica responsável por gerenciar as filas de espera, facilitando o trabalho da sua recepcionista e da equipe médica. 

Com essa ferramenta você visualiza o horário que o cliente chegou, envia uma notificação para o médico e evita que um paciente seja atendido antes de outro.

Outro ponto positivo é a redução no uso de papéis, como é o caso das listas de pacientes aguardando. Dessa maneira, o meio ambiente agradece!

Capacite a sua equipe

O atendimento médico envolve muitas etapas, desde a chegada do paciente à clínica até o momento do pós-atendimento. 

Ou seja, a etapa do atendimento médico se inicia desde a marcação da consulta até a hora em que o paciente entra na consultório do médico. 

Sendo assim, investir no crescimento profissional da sua equipe está relacionado ao bom atendimento, visto que profissionais preparados e qualificados mostram a seriedade e preparo para lidar com situações adversas.

Agora, se a sua clínica já utiliza um sistema médico, está mais do que na hora de investir na capacitação de seus colaboradores. Periodicamente, faça treinamentos de uso da ferramenta. 

Atendimento personalizado

Outra dica importante é o atendimento personalizado. Afinal, você já deve saber que, para conquistar mais pacientes e fidelizar os atuais, é preciso focar no atendimento individualizado. 

Em outras palavras, é implementar na sua clínica a humanização do atendimento. Portanto, é a junção entre ética e conhecimento técnico para melhorar a gestão de pacientes. 

Dessa forma, a sua clínica precisa entender que cada paciente é único, logo, não há como padronizar os atendimentos, esses precisam estar adequados ao perfil de pacientes que passam pelo seu negócio.

Automatize o financeiro

O financeiro é, depois do atendimento, a parte mais importante da sua clínica. Com isso, automatizar os processos te ajuda a manter o foco no atendimento, e assim sobra mais tempo para investir em seus clientes.

Como os setores da sua clínica são independentes, tente mantê-los ligados. Como exemplo, já no próprio agendamento é possível gerar a conta do paciente e receber o pagamento.

Então, o faturamento vai direto para o seu financeiro, tudo automatizado. E mais, é só acessar tudo por meio de relatórios, todas as movimentações de entrada e saída da sua clínica. 

Esse processo agiliza tanto o trabalho das recepcionistas, que ficam responsáveis por realizar agendamentos e receber os pacientes na clínica.

Além disso, o trabalho do gestor é igualmente otimizado, pois é quem cuida da parte administrativa da clínica e precisa de rapidez nos processos para alcançar uma boa gestão financeira.

Otimize os agendamentos

Pensando em como melhorar a gestão de pacientes na sua clínica, o que você sabe sobre o agendamento online? Desse jeito, você dá autonomia para os pacientes e ainda otimiza os agendamentos. 

Disponibilizar, outros meios de comunicação para os seus pacientes, otimiza não apenas o trabalho da sua equipe, como também gerencia as filas na sua clínica.

O seu paciente pode realizar os próprios agendamentos sem sair de casa, basta estar conectado a um dispositivo com internet. 

Gostou do nosso conteúdo? Confira mais temas relacionados a experiência do paciente em clínicas e comece a aprimorar o seu relacionamento com os pacientes!

De que forma a gestão de pacientes impacta uma clínica? 

Ela impacta sobretudo na produtividade da clínica. Com uma boa gestão de pacientes, o fluxo de trabalho se torna mais organizado e eficiente.

Como resultado, os pacientes não precisam esperar muito tempo na sala de espera, o que é um ponto chave para sua satisfação.

Contudo, o impacto não se limita apenas à questão do tempo, como na qualidade dos serviços. Já que uma boa gestão de pacientes implica em ter os processos padronizados.

A conexão entre padronização e qualidade pode não ser óbvia à primeira vista. No entanto, ela se baseia em um princípio básico do aperfeiçoamento: a repetição.

Ou seja, quando um profissional realiza a mesma tarefa sempre do mesmo jeito, é inevitável que ele a execute cada vez melhor.

Além disso, a organização sistêmica na gestão de pacientes possibilita uma maior preparação para lidar com imprevistos.

Consequentemente, a rotina da clínica se torna mais tranquila e fluida.

A tecnologia e a gestão de pacientes

A tecnologia é uma grande aliada na gestão de pacientes. Afinal, ela facilita a padronização de processos, e mais do que isso oferece a possibilidade de automatizar alguns deles.

Por exemplo, com um software de gestão de clínicas, você consegue oferecer a seus pacientes o agendamento online.

Assim, o próprio paciente marca suas consultas no site da clínica e recebe a confirmação automaticamente.

Da mesma forma, você também consegue programar mensagens automáticas de lembrete de agendamento. 

Isto faz com que o índice de absenteísmo diminua substancialmente, o que é muito importante para uma boa gestão de pacientes.

A tecnologia também é essencial para o seu gerenciamento estatístico. Isso porque, as soluções digitais são as melhores ferramentas para lidar com dados.

Com elas, você gera relatórios detalhados sobre os atendimentos da clínica, inclusive com estatísticas de tempo de espera dos pacientes e índice de retorno.

Outro recurso importante de se mencionar é o prontuário eletrônico. Com ele, o médico poupa bastante tempo no preenchimento dos dados clínicos do paciente.

Todas as informações ficam armazenadas em nuvem e ficam facilmente acessíveis no próprio cadastro do cliente.

Agora que você já sabe como melhorar a gestão de pacientes e conhece o papel da tecnologia neste processo, confira mais os recursos de nosso software para clínicas!