Como evitar o cancelamento de consultas e por que automatizar?

Um dos grandes problemas em clínicas e consultórios é o cancelamento de consultas, principalmente quando feito de última hora.

Ter uma agenda cheia e que todos os pacientes compareçam é o sonho de toda clínica. 

No entanto, esta não é a realidade de muitas empresas, que precisam lidar diariamente com furos no agendamento.

Existe algo que as clínicas possam fazer para diminuir este problema? Continue a leitura deste post para descobrir!

Qual é o impacto do cancelamento de consultas?

O principal impacto do cancelamento de consultas acontece no financeiro da clínica. 

Quando um paciente cancela, aquele horário fica vago e o médico deixa de arrecadar o valor do atendimento.

Isso porque nem sempre é possível preencher um buraco na agenda, principalmente se o cancelamento for de última hora.

Isso é prejudicial não apenas para os profissionais, como para outros possíveis pacientes, que poderiam ter aproveitado aquele horário.

Principais motivos do cancelamento de consultas

Existem diversos motivos que levam os pacientes ao cancelamento de consultas. 

Ele pode ser fruto de uma falta de organização dos pacientes, que acabam sobrepondo outros compromissos ao atendimento médico.

Para muitas pessoas, o cuidado com a saúde ainda não é uma prioridade. Assim, eles acabam optando por substituir a consulta pelos compromissos do trabalho, por exemplo.

Em outros casos, o cancelamento da consulta pode até mesmo ser uma estratégia do paciente. Dessa forma, ele agenda um horário para garantir o atendimento, mas continua procurando um melhor em outras clínicas. 

Quando o paciente encontra o horário mais conveniente, ele desmarca a primeira opção.

Como evitar o cancelamento de consultas na sua clínica?

O cancelamento de consultas é um fenômeno que não depende apenas da clínica. Ou seja, mesmo tomando todas as precauções, em algum momento, ele irá acontecer.

No entanto, é possível reduzir bastante as taxas de cancelamento com algumas práticas, que também incluem medidas para o preenchimento desses horários vagos.

Veja algumas possibilidades para evitar esse problema:

Envie lembretes

Para evitar o cancelamento de consultas de última hora, a clínica pode enviar lembretes.

Muitas vezes, as pessoas não anotam e acabam esquecendo do horário marcado. 

Geralmente, quando isso acontece, o paciente marca outro compromisso para o mesmo horário e sua prioridade é direcionada a este novo evento.

Para evitar que isso aconteça, a clínica pode notificá-lo com 1 (um) ou 2 (dois) dias de antecedência. 

Além dessa prática reduzir o cancelamento de consultas por esquecimento, ela aumenta as possibilidades de ação.

Ou seja, mesmo que o paciente desmarque a consulta, a clínica tem tempo hábil para marcar outro paciente neste horário.

Tenha uma lista de espera

Para que a dica acima dê certo quando o cancelamento não pôde ser evitado, a clínica precisa manter uma fila de espera.

Desse modo, caso um paciente cancele uma consulta, basta entrar em contato com os pacientes que estão na lista e preencher o horário.

Este procedimento ajuda a manter o fluxo de pacientes na clínica e ainda demonstra uma atenção extra para quando eles não conseguem o horário desejado.

Busque a fidelização dos clientes

Quando se estabelece um laço entre médico e paciente, as chances de ele desmarcar a consulta para encontrar um horário mais conveniente em outra clínica são menores.

Afinal, quando um cliente está muito satisfeito com o serviço de um profissional, ele não tem motivos para procurar outra alternativa.

Assim, o paciente terá mais cuidado ao fazer o agendamento para comparecer em suas consultas.

Ofereça agendamento online

Outra forma de evitar o cancelamento de consultas é disponibilizar agendamento online em sua clínica.

Com este recurso, é o próprio paciente quem realiza a marcação no site da clínica. Dessa forma, ele tem mais tempo para escolher o melhor horário, sem precisar negociar com a secretária.

Ao realizar ele mesmo o processo de marcação, se torna mais fácil memorizar a data e a hora da consulta. 

3 vantagens do cancelamento de consulta automatizado 

Parece um contrassenso dizer que existem vantagens em automatizar o cancelamento de consultas. 

No entanto, diferente do que possa parecer, facilitar esse processo traz uma série de benefícios. Confira!

1. Maior controle do fluxo de atendimentos

Isso acontece quando o cancelamento de consultas é automatizado por um sistema de agendamento online.

Ou seja, o paciente recebe uma mensagem de confirmação da consulta e pode optar pelo cancelamento ali mesmo.

Assim, a clínica evita o simples não comparecimento do paciente e pode disponibilizar aquele horário para outro possível cliente.

Com esse recurso, a clínica tem mais controle sobre o fluxo de atendimentos e pode planejar melhor a sua rotina.

2. Otimização do tempo da equipe de recepção

De acordo com uma pesquisa realizada pela Salesforce em 2020, 77% dos profissionais entrevistados afirmaram que a automatização de processos permite que eles foquem em tarefas mais complexas.

Nesse sentido, ao automatizar o cancelamento de consultas, a clínica não precisa designar esta tarefa para a recepcionista. 

Assim, ela tem mais tempo para focar no atendimento das pessoas que estão na clínica.

3. Melhora a gestão da lista de espera

A automatização do cancelamento de consultas também melhora a gestão de espera. 

Isso porque, assim que o paciente cancela a consulta, aquele horário fica disponível para uma nova marcação.

Logo, toda vez que um horário é desmarcado, a recepcionista pode entrar em contato com os pacientes da lista de espera e oferecer aquele espaço na agenda.

Como você viu, até mesmo a automatização de cancelamentos é vantajosa para a sua clínica. 

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