atendimento em clínicas médicas

5 dicas sobre atendimento em clínicas e como automatizá-lo

O atendimento em clínicas precisa ser, antes de qualquer coisa, humanizado. Por isso, neste post você encontra dicas sobre atendimento em clínicas  e como automatizá-lo. 

O atendimento em clínicas médicas precisa ser, antes de tudo, humanizado. Neste post você encontra dicas para automatizar o atendimento médico.

Melhorar o atendimento em clínicas médicas é o sonho de muitos gestores em saúde. Mas, por vezes, pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente quando não se sabe por onde começar.

A princípio, ter ideia de como os pacientes desejam ser tratados e ficar por dentro das novidades do setor de atendimento em clínicas médicas já é um bom começo!

Além disso, automatizar processos é uma alternativa que tem ganhado a atenção nos últimos anos. Afinal, rotinas mais ágeis possibilitam dar mais autonomia para o seu paciente, entregando agilidade no atendimento médico. 

Está cheio de dúvidas e não sabe como melhorar o atendimento em clínicas médicas? Continue a leitura e descubra!

5 dicas para automatizar o atendimento da sua clínica!

1. Conheça e entenda o seu paciente

Se você quer melhorar o seu atendimento, então precisa investir tempo e esforços para entender quem é o seu paciente e como ele deseja ser tratado.

Não se esqueça do quanto é importante compreender quais são suas demandas, queixas, dificuldades, expectativas e medos.

Há muitas formas de conseguir essas informações. Isso vai desde conversas informais com essas pessoas no dia a dia do seu consultório, até pesquisas de opinião.

Saiba que, com o uso de tecnologia, é permitido analisar o histórico de consultas e a coleta de outros dados pessoais importantes.

E, claro, fomente a busca por feedbacks. A boa e velha “caixinha de sugestões” ainda funciona muito bem. 

Além disso, crie o hábito de perguntar aos seus pacientes como foi o atendimento, escute e registre as opiniões.

Tudo precisa ficar registrado em algum lugar, não pode ficar só na sua cabeça! Você pode usar planilhas ou anotar tudo na sua agenda. Você não vai querer perder essas informações valiosas, não é mesmo?

Caso esteja usando um sistema informatizado, como o Feegow Clinic, dispare e-mails no pós-consulta com informações sobre tratamentos, medicamentos e retornos. 

Faça desse canal de comunicação seu meio para solicitar que o paciente avalie o atendimento pré-consulta – e fique de olho nesses resultados! 

A ideia não é punir os seus atendentes pelos erros cometidos, mas sim tornar o setor ainda mais eficiente e de acordo com as exigências, desejos e necessidades do seu público.

2. Padronize os processos

A padronização é muito importante para melhorar a qualidade do atendimento em clínicas médicas. Principalmente na hora de treinar funcionários novos, assim eles saberão exatamente como agir e quais tarefas são prioridade.

Para fazer esta padronização de forma adequada, primeiro você precisará conhecer os seus processos por meio de um mapeamento.

E depois será necessário analisar o que está dando certo, o que toma muito tempo e o que pode ser melhorado.

Então, crie uma sequência de procedimentos e passos que devem ser seguidos no dia a dia, como a maneira correta de atender os telefonemas, como lidar com os pacientes em espera, de que forma proceder com encaixes, entre outros pontos.

3. Treine os seus funcionários

O treinamento é indispensável tanto para colaboradores novos como para os antigos porque os seus atendentes são a “linha de frente” da clínica e a primeira imagem que o paciente terá da sua marca.

Então, eles precisam ser muito bem treinados para saberem lidar com uma infinidade de situações.

Além disso, clicando aqui você tem uma lista das principais ferramentas que farão este processo ser possível. 

Depois de padronizar os seus processos, você poderá oferecer treinamentos internos para os novos colaboradores, deixando-os a par de como é a rotina na sua clínica.

Para os mais antigos, investir em treinamentos de reciclagem e aprimoramento é indispensável, buscando otimizar seu atendimento e deixá-lo mais humanizado.

Além disso, você também poderá investir em treinamentos de vendas e até em uso de novas tecnologias, como softwares médicos ou softwares de automação.

4. Ofereça vários canais de atendimento

Oferecer mais facilidades aos seus pacientes é uma ótima alternativa de diferenciar a sua marca – também é uma dica de como melhorar o atendimento em clínicas médicas.

As pessoas estão com a rotina corrida e a agenda cheia,  ficar ligando para os consultórios ou se deslocarem fisicamente para realizar o agendamento da consulta é inviável.

Muitos aproveitam pequenos intervalos no dia (como ao andar de elevador, esperar o transporte público, entre outros) para navegar na internet e resolver essas pendências.

Por isso, quanto mais canais de agendamento você oferecer, maiores as chances de atrair novos pacientes e de fidelizar os antigos.

O agendamento online é uma alternativa muito interessante que pode ser usada tanto no site da sua clínica como nas redes sociais.

Os programas podem funcionar integrados, ou seja, “conversando” com as agendas online dos profissionais da clínica.

Além de oferecerem mais autonomia aos pacientes e aumentarem a receita da clínica, estes sistemas de agendamento online ainda ajudam a desafogar os seus atendentes.

Parte do trabalho, então, é feita pelo software (evitando as linhas telefônicas congestionadas).

5. Mantenha uma relação próxima com o seu paciente

Depois de finalizada a consulta, você acha que o seu “trabalho” terminou? Se a ideia é fidelizar e encantar o paciente, é preciso ir além do padrão.

Manter um relacionamento próximo ajuda a manter a sua marca viva na memória dessas pessoas, modificando a percepção delas sobre a sua clínica.

Você vê a melhora nas taxas de fidelização, assim, eles fazem propaganda positiva do seu negócio, indicando seus serviços para amigos e familiares.

São muitas as formas de realizar isso, como:

  • Enviar lembretes das consultas ou da necessidade de retornos periódicos;
  • Enviar mensagens com orientações sobre pré e pós consulta ou procedimentos;
  •  Ligar para acompanhar os tratamentos;
  • Estar presente nas redes sociais;
  • Enviar mensagens personalizadas em datas especiais, como aniversários, natal, ano novo;
  • Ser solícito e gentil, respondendo às dúvidas apresentadas imediatamente;
  • Manter a agenda acessível.

Como automatizar o atendimento em clínicas médicas?

Depois de ler todas essas dicas para melhorar o atendimento em clínicas médicas, está achando quase impossível colocar todas elas em prática com o número de funcionários atual? 

A boa notícia é que muitas dessas orientações podem ser automatizadas. 

A Cloudia é uma inteligência artificial especializado no setor de saúde e que funciona como uma verdadeira assistente virtual, somando no seu time de atendentes e ajudando a modificar o olhar e a satisfação deles.

Ela consegue se comunicar de maneira bem natural com seus pacientes. Isto é, a Cloudia funciona em diversas plataformas como no site da sua clínica ou nos aplicativos de troca de mensagens.

Como funciona a Cloudia?

Sem a necessidade de um atendente humano, a Cloudia é capaz de realizar várias funções importantes como:

  • Agendar horários com seus profissionais;
  • Tirar as dúvidas mais comuns dos pacientes;
  • Enviar lembretes das consultas com um prazo de antecedência definido por você;
  • Responder aos comentários nas redes sociais e direcionar os usuários para uma conversa privada no aplicativo de troca de mensagens que ele mais gosta.

Além de tudo isso, a Cloudia é capaz de oferecer uma série de dados e informações preciosas sobre os atendimentos realizados, o que permite otimizar ainda mais esse setor e focar na experiência do paciente.

É claro que essa inteligência artificial (e os demais que existem no mercado) não devem ser usados para substituir os seus atendentes humanos, mas sim para complementar o trabalho deles.

Toda ajuda é bem-vinda, não é? Ajudamos a desafogar as suas recepcionistas e a oferecer um serviço cada vez melhor e mais eficiente aos seus pacientes.

Segundo dados da própria empresa Cloudia, eles analisaram mais de 1 milhão de atendimentos que já foram feitos pela plataforma e foi constatado que 57% dos atendimentos feitos pelos aplicativos de trocas de mensagens ocorreram fora do horário comercial, justamente no momento que a sua equipe está descansando.

Como você viu neste conteúdo, melhorar o atendimento em clínicas médicas não é nenhum “bicho de sete cabeças”.

Exige esforço? Sim, como também , dedicação e conhecimento, especialmente sobre os desejos e as características dos seus pacientes.

Hoje, a tecnologia dispõe de soluções bem interessantes, que ajudam a automatizar vários processos e deixar seu atendimento mais produtivo e eficiente, além de oferecer mais facilidades para seus pacientes.

Gostou das nossas dicas? Quer conhecer mais sobre a Cloudia e entender como ela pode ajudar a sua clínica? Acesse o site e entenda melhor como esse chatbot funciona!

Outros temas que podem te interessar. Vem dar uma olhadinha! 

  1. Como otimizar as tarefas da sua clínica;
  2. Gestão de Tarefas: ferramentas que podem ajudar na melhoria de clínicas;
  3. Como melhorar o desempenho da sua equipe.

Perguntas Frequentes:

Como o agendamento online agiliza o atendimento?

O agendamento online otimiza o trabalho da sua equipe e dá autonomia para o paciente realizar os próprios agendamentos sem sair de casa, basta estar conectado a um dispositivo com internet.

Qual a importância do atendimento personalizado?

A sua clínica precisa entender que cada paciente é único, ele chega à sua clínica esperando ser tratado como um único indivíduo.

Como gerenciar a sala de espera em clínicas ?

A espera para ser atendido pode ser um fator de insatisfação nos seus pacientes. Por isso, invista em um Software de gestão clínica que gerencie as filas de espera, facilitando o trabalho da sua recepcionista e da equipe médica.

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