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5 dicas sobre atendimento em clínicas e como automatizá-lo

5 dicas sobre atendimento em clínicas e como automatizá-lo

Melhorar o atendimento em clínicas médicas é o sonho de muitos gestores de clínicas. 

Mas, por vezes, pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente quando não se tem ideia de como os pacientes desejam ser tratados e nem das novidades do setor de atendimento em clínicas médicamentos.

Automatizar processos é uma alternativa que tem ganhado a atenção nos últimos anos. Afinal, é possível dar mais agilidade ao setor e autonomia aos pacientes. 

Está cheio de dúvidas e não sabe como melhorar o atendimento na sua clínica ou consultório? Continue a leitura e descubra!

1-Conheça e entenda o seu paciente

Se você quer melhorar o seu atendimento, então precisa investir tempo e esforços para entender quem é o seu paciente e como ele deseja ser tratado. É importante compreender quais são suas demandas, queixas, dificuldades, expectativas e medos.

Há muitas formas de conseguir essas informações. Desde conversas informais com essas pessoas no dia a dia do seu consultório, até pesquisas de opinião e uso de tecnologia que permite analisar o histórico de consultas e a coleta de outros dados pessoais importantes.

E, claro, fomente a busca por feedbacks. A boa e velha “caixinha de sugestões” ainda funciona muito bem. 

Além disso, crie o hábito de perguntar aos seus pacientes como foi o atendimento, escute e registre as opiniões. É bastante importante que estas opiniões fiquem registradas em algum lugar, não pode ficar só na sua cabeça.

Caso esteja usando um sistema informatizado, como é o Feegow, dispare e-mails no pós-consulta com os dados principais como informações sobre tratamentos, medicamentos e retornos. Aproveite esse canal de comunicação para solicitar que o paciente avalie o atendimento pré-consulta – e fique de olho nesses resultados.

A ideia não é punir os seus atendentes pelos erros cometidos, mas sim tornar o setor ainda mais eficiente e de acordo com as exigências, desejos e necessidades do seu público.

médico negro de braços cruzados, atendimento em clínicas
2-Padronize os processos

A padronização é muito importante para melhorar a qualidade do atendimento em clínicas médicas.  Principalmente na hora de treinar funcionários novos, assim eles saberão exatamente como agir e quais tarefas são prioridades.

Para fazer esta padronização de forma adequada, primeiro você precisará conhecer os seus processos por meio de um mapeamento. E depois será necessário analisar o que está dando certo, o que toma muito tempo e o que pode ser melhorado.

Então, crie uma sequência de procedimentos e passos que devem ser seguidos no dia a dia, como a maneira correta de atender os telefonemas, como lidar com os pacientes em espera, de que forma proceder com encaixes, entre outros pontos.

3-Treine os seus funcionários

Treinamento é indispensável tanto para colaboradores novos como para os antigos. Os seus atendentes são a “linha de frente” da sua clínica e a primeira imagem que o paciente terá da sua marca, portanto eles precisam ser muito bem treinados para saberem lidar com uma infinidade de situações.

Depois de padronizar os seus processos, você poderá oferecer treinamentos internos para os novos colaboradores, deixando-os a par de como é a rotina na sua clínica.

Para os mais antigos, investir em treinamentos de reciclagem e aprimoramento é indispensável, buscando otimizar seu atendimento e deixá-lo mais humanizado. Além disso, você também poderá investir em treinamentos de vendas e até em uso de novas tecnologias, como softwares médicos ou softwares de automação.

4-Ofereça vários canais de agendamento

Oferecer mais facilidades aos seus pacientes é uma ótima maneira de diferenciar a sua marca – e também uma dica essencial de como melhorar o atendimento em clínicas médicas.

Atualmente, as pessoas estão com a agenda bastante corrida e é difícil terem tempo para ficarem ligando para os consultórios ou se deslocarem fisicamente para realizar o agendamento da consulta.

Muitos aproveitam pequenos intervalos no dia (como ao andar de elevador, esperar o transporte público, entre outros) para navegarem na internet e resolver essas pendências.

Por isso, quanto mais canais de agendamento você oferecer, maiores as chances de atrair novos pacientes e de fidelizar os antigos.

O agendamento online é uma alternativa muito interessante que pode ser usada tanto no site da sua clínica como nas redes sociais. Os programas podem funcionar integrados, ou seja, “conversando” com as agendas online dos profissionais do consultório.

Além de oferecerem mais autonomia aos pacientes e aumentarem a receita da clínica, estes sistemas de agendamento online ainda ajudam a desafogar os seus atendentes, já que grande parte do trabalho é feito pelo software (evitando as linhas telefônicas congestionadas).

médico grisalho, atendimento em clínicas

5-Mantenha uma relação próxima com o seu paciente

Depois de finalizada a consulta, você acha que o seu “trabalho” terminou? Se a ideia é fidelizar e encantar o paciente, é preciso ir além do padrão.

Manter um relacionamento próximo ajuda a manter a sua marca viva na memória dessas pessoas, modificando a percepção delas sobre a sua clínica, melhorando as taxas de fidelização e fazendo com que elas façam propaganda positiva do seu negócio, indicando seus serviços para amigos e familiares.

São muitas as formas de realizar isso, como:

·         enviar lembretes das consultas ou da necessidade de retornos periódicos;

·         enviar mensagens com orientações sobre pré e pós consulta ou procedimentos;

·         ligar para acompanhar os tratamentos;

·         estar presente nas redes sociais;

·         enviar mensagens personalizadas em datas especiais, como aniversários, natal, ano novo;

·         ser solícito e gentil, respondendo às dúvidas apresentadas imediatamente;

·         manter a agenda acessível.

médica asiática cruzados, atendimento em clínicas

Como automatizar o atendimento em clínicas médicas?

Depois de ler todas essas dicas para melhorar o atendimento em clínicas médicas, está achando quase impossível colocar todas elas em prática com o número de funcionários atual? 

A boa notícia é que muitas dessas orientações podem ser automatizadas.

A Cloudia é uma inteligência artificial especializado no setor de saúde e que funciona como uma verdadeira assistente virtual, somando no seu time de atendentes e ajudando a modificar totalmente a percepção e a satisfação dos seus pacientes.

Ela consegue se comunicar de maneira bem natural com seus pacientes. A Cloudia funciona em diversas plataformas como no site da sua clínica ou nos aplicativos de troca de mensagens.

Sem a necessidade de um atendente humano, a Cloudia é capaz de realizar várias funções importantes como:

·         agendar horários com seus profissionais;

·         tirar as dúvidas mais comuns dos pacientes;

·         enviar lembretes das consultas com um prazo de antecedência definido por você;

·         responder aos comentários nas redes sociais e direcionar os usuários para uma conversa privada no aplicativo de troca de mensagens que ele mais gosta.

médico branco, jovem e sorrindo

Além de tudo isso, a Cloudia é capaz de oferecer uma série de dados e informações preciosas sobre os atendimentos realizados, o que permite otimizar ainda mais esse setor e focar na experiência do paciente.

É claro que essa inteligência artificial (e os demais que existem no mercado) não devem ser usados para substituir os seus atendentes humanos, mas sim para complementar o trabalho deles, ajudando a desafogar as suas recepcionistas e a oferecer um serviço cada vez melhor e mais eficiente aos seus pacientes.

Segundo dados da própria empresa Cloudia, eles analisaram mais de 1 milhão de atendimentos que já foram feitos pela plataforma e foi constatado que 57% dos atendimentos feitos pelos aplicativos de trocas de mensagens ocorreram fora do horário comercial, justamente no momento que a sua equipe está descansando.

Como você viu neste conteúdo, melhorar o atendimento em clínicas médicas não é nenhum “bicho de sete cabeças”, mas exige esforço, dedicação e conhecimento, especialmente sobre os desejos e as características dos seus pacientes.

Hoje, a tecnologia dispõe de soluções bem interessantes, que ajudam a automatizar vários processos e deixar seu atendimento mais produtivo e eficiente, além de oferecer mais facilidades para seus pacientes.

Gostou das nossas dicas? Quer conhecer mais sobre a Cloudia e entender como ela pode ajudar a sua clínica? Acesse o site e entenda melhor como esse chatbot funciona!

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