O que é metodologia Lean na Saúde e como funciona?

O que é metodologia Lean na Saúde?

É um método de gestão de processos que tem como objetivo evitar falhas e desperdícios, focando no essencial para melhorar a qualidade do serviço.

O Lean Heath é utilizado em clínicas, consultórios e hospitais para identificar exatamente onde estão ocorrendo processos desnecessários ou redundantes e eliminá-los.

Para isso, é necessário considerar alguns princípios, que precisam ser observados para reduzir falhas e elevar a qualidade do serviço:

• Desperdício zero: deve-se eliminar os desperdícios em todos os processos;
• Defeito zero: identificar erros e falhas para evitar que eles ocorram;
• Melhoria contínua: analisar constante os processos e identificar pontos que devem ser modificados;
• Flexibilidade: capacidade de prestar vários serviços ao mesmo tempo sem perder o foco ou a qualidade;
• Relacionamento contínuo: conceder atenção a clientes e fornecedores e aprimorar a cadeia de valor.

Esses princípios atuam como uma cultura organizacional nas empresas de saúde, de modo que o cuidado não é somente com os processos, mas principalmente com as necessidades dos pacientes.

Lean Health: como funciona? 

O Lean Health funciona por meio de algumas ferramentas criadas pela metodologia. Veja quais são elas, a seguir:

5S (5 Sensos)

Seu nome se refere aos 5 (cinco) sensos que os funcionários devem desenvolver para mudar seus hábitos e atitudes, melhorando o ambiente de trabalho. São eles:

1. Uso e descarte: separar o que é necessário do que não é para evitar todos os tipos de desperdício;
2. Ordenação: estabelecer critérios de ordem para arrumar só o que for necessário, facilitando o acesso e o manuseio de ferramentas e materiais;
3. Limpeza: manter tanto o local de trabalho quanto os equipamentos totalmente limpos e prontos para uso. A limpeza funciona como uma forma de inspeção, pois quando realizada sistematicamente, ajuda a detectar e corrigir falhas;
4. Saúde: promover a saúde de colaboradores em todos os níveis – emocional, físico e mental;
5. Autodisciplina: criar um maior comprometimento com a empresa para cumprir tudo o que for solicitado.

Gestão visual

O sistema de comunicação visual garante a aderência aos padrões para que os trabalhos sejam concluídos de acordo com a programação e sem cometer erros.

Esta ferramenta é muito útil na área da Saúde para estabelecer as escalas de trabalho e apresentar resultados de produtividade. 

Além disso, ela apoia a gestão dos leitos e auxilia os departamentos de emergência na criação de sinais visuais.

Poka Yoke

Também chamado de “dispositivo à prova de erros”, a ferramenta serve para desenvolver mecanismos de prevenção de erros nos processos. 

O principal objetivo aqui é alcançar o estágio de “defeito zero”. 

Um exemplo prático é o uso de tubos em cores e formatos diferentes para evitar erros em um laboratório de análise clínica. 

Fluxo contínuo e Kanban

Trata-se de uma forma de comunicação entre processos utilizando cartões coloridos, que informam exatamente o que é preciso fazer e o prazo de cumprimento.

Serve para prestar um serviço ao paciente com o mínimo de espera – ou nenhuma.

O Kanban pode ser usado no contexto do Lean na Saúde para encaminhar os pacientes a exames, repor itens do estoque e abastecer a farmácia do hospital, por exemplo.

Como implementar a metodologia Lean da Saúde?

Identificar os problemas

É preciso conhecer o negócio profundamente para identificar os problemas de cada setor.

Um bom ponto de partida é descobrir qual a área que apresenta maior desperdício ou falhas. Em seguida, ordenar os problemas de acordo com o grau de urgência e começar a corrigi-los.

Também é importante conversar com os funcionários e pacientes e identificar a ocorrência de processos prejudiciais ou redundantes.

Envolver a equipe

Para que as melhorias sejam efetivas, toda a equipe deve estar comprometida. 

Por isso, é importante que o time entenda a metodologia e passe a agir para promover as mudanças necessárias ao aperfeiçoamento dos processos.

Estruturar cadeias de valor

A cadeia de valor é composta por ações tomadas para criar engajamento nos pacientes. Sua estrutura e mapeamento são fundamentais para acompanhar a jornada do paciente na instituição.

Mapeando os processos pelos quais cada paciente passa, você pode identificar em que momento ocorrem as falhas. Com isso, é mais fácil propor as mudanças necessárias para corrigi-las.

Estipular metas

É preciso que você defina o que almeja para saber se a metodologia Lean na Saúde está funcionando como deveria. 

Por exemplo: Qual é o tempo máximo que seus pacientes esperam para o atendimento? Quanto você deseja reduzir em gastos com insumos? Quais atividades desnecessárias você quer eliminar?

É importante traçar metas para que você tenha os indicadores de desempenho que irão te ajudar a acompanhar a evolução do seu negócio.

3 vantagens da metodologia Lean na Saúde

1) Aumenta a eficiência dos profissionais

Além de identificar as falhas nos processos, a metodologia Lean na Saúde identifica lacunas de competências na sua equipe. 

Dessa forma, é possível tomar as medidas necessárias para oferecer treinamentos e capacitação aos funcionários, e assim aumentar a eficiência dos profissionais.

Isso se aplica tanto aos conhecimentos técnicos como aos aspectos comportamentais, que podem ser aperfeiçoados continuamente. 

2) Reduz os custos

Outra vantagem importante na implantação da metodologia Lean na Saúde é a redução de custos da instituição.

Na verdade, esta é uma consequência muito natural para um método com objetivo de realizar mais como menos.

Como os processos são reavaliados continuamente, eles passam a ser reestruturados, tornando-se mais eficientes a cada mudança.

Essa linearidade na reestruturação dos processos melhora o desempenho da equipe, eliminando desperdícios de horas trabalhadas.

3) Padronização dos processos

Com o mapeamento da cadeia de valor e a reestruturação dos processos, as atividades se tornam padronizadas.

Desse modo, os funcionários passam a realizar os procedimentos seguindo as diretrizes específicas. Isso permite elevar o padrão de qualidade da empresa como um todo.

Utilizar uma metodologia de gestão é importante para garantir a evolução dos processos em instituições de Saúde. Isso porque a administração é uma parte fundamental para o sucesso de qualquer negócio. 
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