Gestão de Clínica Médica: como organizar a sua clínica em 3 passos

Qual a maior dificuldade da gestão de clínica médica?

A gestão médica é o principal desafio dos médicos e gestores. Para muitos, uma boa administração clínica precisa apresentar bons resultados, além de alavancar os lucros da empresa

Entretanto, ela vai além do financeiro, sendo obrigatória, também, na agenda médica e em outras áreas da sua clínica.

Muitos profissionais de saúde – especialmente médicos, dentistas e psicólogos – têm relatado suas dificuldades em tornar seu empreendimento mais eficiente, atraente e lucrativo.

Isso tem a ver com a capacidade para conciliar a atividade médica com as ações de um empreendedor.

Os principais problemas enfrentados na gestão médica têm a ver com o absenteísmo, a fidelização dos pacientes, melhoria na eficiência e no controle dos exames e solução de problemas de comunicação entre a equipe.

Para encorajar você a se aperfeiçoar nessa área, veja os três passos que não podem ser esquecidos quando se trata de organizar seu consultório ou clínica.

O que é gestão de clínica médica?

É a atividade de administrar os processos, pessoas, recursos e espaço físico da clínica de modo que os serviços sejam entregues com qualidade aos pacientes.

A gestão de clínica médica envolve dois conceitos importantes para garantir a eficiência da empresa: estratégia e planejamento.

Por estratégia entende-se o conjunto de decisões para extrair os melhores resultados a partir dos recursos disponíveis. 

Para isso, o administrador precisa conhecer os pontos fortes e fracos de todos os seus colaboradores, bem como da estrutura de sua clínica.

O planejamento, por sua vez, é a avaliação dos esforços necessários para executar as estratégias a fim de atingir os resultados esperados.

Para fazer uma analogia, o planejamento é como um mapa que mostra o caminho para alcançar o tesouro.

A questão do gestor aqui é: qual é esse tesouro?

Ele pode ser várias coisas ao mesmo tempo, desde o aumento da lucratividade, passando pela fidelização dos clientes até o reconhecimento da marca da clínica no setor. 

Agora que já sabemos o que é a gestão de clínica médica, vamos nos aprofundar sobre quais as suas principais atividades. Confira!

Principais atividades de gestão na clínica médica

Gestão de custos

Esta atividade se refere à precificação dos serviços médicos em relação aos custos necessários para sua oferta.

Por exemplo, imagine que você abriu uma clínica de ortopedia e precisa de um aparelho de Raio X. 

Neste caso, será preciso avaliar os custos do investimento inicial, de manutenção, energia, equipe, etc. 

Considerando que a clínica ainda não tem uma clientela consolidada, o aparelho pode ficar parado por algum tempo, mas continuará gerando um custo fixo.

Contudo, a precificação depende ainda de quanto o paciente está disposto a pagar pelo serviço e da comparação com o preço que é oferecido no mercado.

Se o valor que o gestor calcular em relação aos custos para oferecer o serviço for muito maior que o do mercado, a clínica não conseguirá repassar ao cliente. Ou seja, será preciso absorver o excedente, o que pode gerar prejuízos.

Assim, o gestor pode recorrer a outras alternativas, como alugar o aparelho conforme a demanda ou utilizar serviços de terceiros.

Gestão de pessoas

A gestão de pessoas é uma das atividades mais importantes do gestor, pois são elas quem materializam os insumos e a estrutura da clínica em resultados.

Por isso essa atividade depende da capacidade em criar e manter um clima organizacional que possibilite a excelência dos colaboradores.

Em resumo, significa que o gestor também deve ser excelente em gerenciar as escalas de trabalho, os protocolos, a distribuição de responsabilidades.

Sobretudo é importante organizar programas de treinamento, capacitação e desenvolvimento para trazer à tona todo o potencial de seus colaboradores.

Auditoria financeira

A auditoria é um instrumento da gestão da clínica médica que destina-se a avaliar sistematicamente as transações da instituição a partir de demonstrativos financeiros. Ela se divide em auditoria interna e externa. 

Em primeiro lugar, a interna deve ser realizada pelo próprio gestor ou por um membro da equipe e serve para identificar riscos e oportunidades do negócio. 

A segunda é feita por uma entidade é feita por uma entidade externa e destina-se a traçar um diagnóstico organizacional com foco na qualidade dos processos. 

Geralmente, este tipo de auditoria está associada ao recebimento de uma acreditação ou certificação.

Desafios comuns na gestão da clínica médica

O gestor de uma clínica médica enfrenta diversos desafios ao desempenhar suas atividades. Confira abaixo os mais comuns:

Definir e acompanhar métricas

As atividades de uma clínica são bastante complexas e geram uma diversidade de dados. 

Diante de tantas informações é um desafio definir quais dados são mais importantes para acompanhar o desempenho da empresa.

Afinal, o sucesso de uma clínica médica não se resume apenas aos seus resultados financeiros.

Gestão de conflitos

O fator humano está sempre presente em todas as atividades de uma empresa de saúde. 

Trata-se de um setor sensível tanto para os clientes que muitas vezes estão em uma situação de fragilidade como dos profissionais que enfrentam um nível elevado de estresse.

Desse modo, é natural que ocorram situações de conflito seja entre colegas, seja entre clientes e colaboradores.

Quando este tipo de evento acontece, o gestor acaba se tornando um mediador de conflitos.

Marketing médico

Acima de tudo o marketing é um grande desafio, pois é preciso conhecer as regras de publicidade definidas pelo Conselho Federal de Medicina (CFM).

Existe uma série de limitações na divulgação dos serviços de saúde que o gestor deve estar atento. Isso porque violar as determinações do CFM pode levar a penalidades, além de prejudicar a imagem da clínica.

Outro desafio do marketing médico é a própria natureza dos serviços de saúde que não são muito tangíveis para o público.

Nesse sentido, a comunicação com os clientes em potencial precisa de um grande esforço em demonstrar os diferenciais da clínica.

O que evitar na gestão da clínica médica?

Para não comprometer o funcionamento da empresa, o gestor precisa evitar algumas práticas. 

Talvez a principal delas seja o apego às estratégias que deram certo no passado. Afinal, o setor de saúde está em constante processo de mudanças e inovações.

Embora traga uma certa segurança em caminhar em uma via pavimentada, não se atualizar diante das tendências do mercado significa perder competitividade. 

Isto também impede o crescimento da empresa, a expansão dos serviços e o aumento da lucratividade.

A resistência às mudanças também leva ao uso de ferramentas obsoletas que se tornam uma espécie de freio ao potencial da clínica.

Um exemplo disso é não investir na informatização da empresa, mantendo os processos engessados em papelada, dados clínicos espalhados em diversas pastas e arquivos ou ainda insistir no uso de agendas de papel.

O mesmo vale para a divulgação dos serviços da clínica baseado apenas no boca a boca, sem investir em marketing digital.

Por isso, o gestor precisa apostar em inovação e tecnologia para aumentar a eficiência da clínica e se manter atualizado sobre a atuação de seus concorrentes.

Além disso existem algumas práticas mais pontuais que o gestor precisa evitar, como:

• Misturar as finanças pessoais com as da empresa;
• Desorganização no armazenamento de documentos;
• Negligenciar a capacitação dos colaboradores;
• Não fazer o planejamento estratégico.

Levando gestão de clínica médica a sério

1. Conheça seus pacientes

O foco de um consultório ou clínica é cuidar de pessoas, ou seja, todos os processos devem estar voltados para um atendimento mais humanizado.

Para manter médicos e pacientes conectados e para criar um ambiente mais acolhedor.

Então, seus pacientes precisam se sentir em casa. Para isso, você vai precisar de um bom controle de agendamento de consultas.

Uma área de recepção bem cuidada e com visual agradável contribui para que seus pacientes se sintam confortáveis. Além disso, quando o pessoal da recepção é bem orientado e age de modo atencioso.

Isso ajuda os seus pacientes a se sentirem mais acolhidos. Portanto, o ambiente e o relacionamento da equipe demonstram a qualidade da gestão médica.

Desse modo, há, também, aqueles problemas comuns em rotinas de uma clínica.

Por exemplo: você sabe quantos pacientes estão na fila de espera para o atendimento? Qual o índice de cancelamentos em última hora? Quais médicos têm vaga para encaixes de emergência?

São questões cuja solução envolve um certo esforço de treinamento, planejamento e organização.

2. Controle suas finanças

Mais do que nunca, você deve cuidar bem do seu dinheiro.

Existem algumas práticas comuns que acabam com qualquer plano de gestão, inclusive nos estabelecimentos de saúde. Não misture gastos pessoais e do consultório.

Esse é o primeiro passo para o descontrole e para a falta de apuração de lucros e custos reais.

Você também vai precisar encontrar formas de facilitar o registro, o planejamento e a análise das finanças de seu negócio.

Deve se certificar de que sua atividade está realmente sendo lucrativa e se você é devidamente recompensado por isso.

Uma clínica é um negócio e, como tal, precisa de estratégias de gestão financeira adequadas.

Como fazer isso? Facilite a criação de índices cadastrando uma base e elaborando planilhas de fornecedores, contas pagas, receitas e faturamento.

Isso ajudará você a saber quanto lucrou, quanto deve reinvestir e o quanto faltou para fechar o mês!

São itens essenciais para que todo empreendedor se certifique se sua atividade está dando bons resultados.

3. Treine sua equipe

Seu pessoal de apoio, principalmente no atendimento ao público, é o seu melhor e mais imediato cartão de visita.

Portanto, eles devem estar com mais disposição para atender aos pacientes com respeito e atenção!

Um dos fatores que causam estresse para secretárias e atendentes é a rotina dos registros e controles de agendas, planilhas e relatórios.

Afinal, lidar com prontuários, emissão de guias de convênios e controle de cartão de crédito são algumas das tarefas que promovem desgaste emocional e alteram o humor dos trabalhadores.

Ou seja, como são atividades que envolvem dedicação de tempo, você vai precisar de um sistema informatizado para auxiliar.

Atualmente, o mercado está repleto de programas e softwares que facilitam a vida de uma clínica. Logo, o problema é saber relacionar custo e benefício para que não arranje um problema maior.

Gestão de clínica médica sem complicações?

Por fim, lembre-se, se estamos pensando em informatizar a clínica, é bom fugir de coisas complicadas e cheias de exigências de infraestrutura.

Quando o assunto é gestão médica, quanto mais simples, melhor.

Pesquise algo online, com tecnologia na nuvem, para facilitar o seu acesso e dos outros profissionais que trabalham com você.

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