Como criar uma central de repasse médico e pagar os profissionais?

Organizar uma central de repasse médico em sua clínica é fundamental para manter os pagamentos dos profissionais em dia. 

Muitas vezes, as diferenças de valores nas consultas e procedimentos podem causar dúvidas na hora de fazer os cálculos. 

Os pagamentos ainda incluem porcentagens devidas à clínica para manutenção e salário de outros profissionais, assim como os da própria administração. 

Dessa forma, a tarefa se torna burocrática e cheia de detalhes, podendo causar problemas com a Receita Federal, caso não seja bem planejada e executada. 

Saiba a importância de estabelecer uma central de repasse médico assertiva e algumas dicas para organizar o seu fluxo de informações!

O que é repasse médico?

O repasse médico é a ação minuciosa de separar os valores a serem recebidos entre convênio, clínica e profissional periodicamente. Chamado também de rateio ou comissão,  pode ser um desafio para a administração clínica se não houver organização.

A central de repasse médico pode ser controlada por um profissional que acompanhe e registre os atendimentos realizados em consultório. No entanto, ter uma ferramenta que integre essas informações facilita os cálculos. 

Quando são feitos manualmente, é comum ocorrer erros, pois geralmente o número de pacientes atendidos é grande e você pode acabar se esquecendo de alguém ou de algum detalhe importante. 

Além disso, os cálculos dependem do que foi previsto no contrato de cada profissional e nem sempre são porcentagens idênticas. Este é um detalhe que merece atenção para não errar nas contas. As variáveis que definem uma regra de repasse podem ser muito complexas, dependendo da operação da clínica.

Por conta disso, as informações podem ficar espalhadas e algo passar batido. Isso pode causar problemas no faturamento e até divergências na hora de declarar os impostos, por exemplo. 

Muitas vezes, é preciso levar em conta o faturamento relativo aos convênios, o que pode dar um pouco mais de trabalho, pois requer atenção para não comprometer o orçamento da empresa. 

4 dicas para criar uma central de repasse médico

O repasse médico é um processo cheio de etapas. Por isso, o ideal é criar uma central, a fim de evitar a ocorrência de falhas. A separação do que deve receber cada profissional deve ser feita com todo o cuidado. 

A centralização dos dados em um local ajuda a calcular as porcentagens devidas a cada parte. Veja, a seguir, como organizar este setor na sua clínica:

1. Centralize os dados em um único local

O uso de um software de gestão ajuda a criar uma central de repasse. Com ele, você pode ter uma melhor visão sobre tudo o que ocorre na sua clínica. 

Sem contar que planilhas de preenchimento manual, como Excel ou Google Sheets, ocupam tempo da administração e abrem espaço para erros.

A maior perda de tempo em uma central de repasse é armazenar dados em diferentes arquivos, ou em locais separados. Isso gera atrasos na hora de fazer as contas mensais, pois por vezes faltam informações relevantes.

Assim, um sistema de gestão clínica pode ser um facilitador, além de uma ferramenta confiável, ao contrário das planilhas.

2. Crie uma separação por atendimentos, profissionais e convênios

Ter critérios de separação de dados é importante para organizar as diferentes categorias de atendimento. Isso facilita a visualização na hora de calcular o que cada profissional tem a receber. 

Para isso, você deve especificar o tipo de procedimento, se houver, bem como registrar se a consulta foi feita por meio de um plano de saúde. Estas categorias são importantes para simplificar o rateio. 

3. Revise os cálculos

Principalmente as clínicas que possuem grandes demandas precisam revisar os cálculos de repasse médico. A central pode ter dificuldades dependendo das condições, já que as especialidades médicas podem ter valores diferentes de consulta. 

Por ser uma tarefa burocrática e demorada, a revisão é algo fundamental para perceber se houve alguma incoerência nos resultados. Assim, o armazenamento centralizado das informações, mais uma vez, pode agilizar a conferência da administração clínica.

4. Implemente uma ferramenta para facilitar o repasse

Além de tornar os cálculos automáticos, o sistema de gestão clínica pode aumentar a produtividade da sua equipe e incentivar o foco em outras tarefas mais estratégicas. 

Até mesmo a revisão pode ser impactada positivamente. Um software é capaz de fazer a leitura dos dados e calcular com precisão o repasse para cada profissional da clínica no período escolhido.

As melhores soluções neste sentido são as que utilizam nuvem para armazenamento dos dados. A segurança dos níveis de acesso, além da independência de um servidor físico, que possui limites de espaço e pode gerar problemas, são importantes diferenciais que garantem a integridade das suas informações (e de seus pacientes).  

Como calcular o repasse médico para profissionais? 

Para facilitar o repasse médico, já existem ferramentas que automatizam essa atividade e a tornam mais eficiente. É necessário apenas configurar com antecedência os critérios de pagamento para cada profissional, de acordo com os atendimentos realizados. 

Quando você alimenta um sistema de gestão clínica com dados corretos e relevantes, o relatório gerado no final do mês é mais assertivo. A centralização torna essa atividade escalável e 100% eficaz.

Uma ferramenta de automação minimiza a possibilidade de erros e calcula os repasses automaticamente. Basta selecionar o período a ser contabilizado, o profissional a receber e o convênio pagante, se houver. Os cálculos podem ser realizados de duas formas:

• Por agendamento: a base é o valor cadastrado para cada atendimento. Assim, quando a recepção sinaliza o comparecimento no sistema, ele calcula o repasse;
• Por recebimento: realiza o cálculo com base nas receitas recebidas pela clínica no período. Assim, dependendo do método de pagamento, ou se houver convênio envolvido, o médico pode receber em outro mês que não seja o do atendimento. 

Estruturando uma central de repasse médico com Feegow Clinic 

Para contribuir com a sua central de repasse, o Feegow Clinic possui campos de entrada de informações como método de pagamento e convênio. Ao inserir no prontuário, a ferramenta já contabiliza o que deverá ser recebido pelo médico. 

Talvez alguns profissionais da sua clínica possuam configurações específicas de repasse, previstas em contrato. Para que isso seja feito corretamente, estes critérios devem ser inseridos no sistema – é super fácil e leva apenas alguns minutos. 

O Feegow Clinic torna mais organizada a rotina da sua central de repasse médico. Disciplina e centralização são fatores que tornam a gestão clínica mais fácil e sem erros. 

A central de repasse médico e a gestão de pagamentos em geral são temas que geram dúvidas em muitos profissionais, devido às minúcias das atividades. 

Para ajudar você neste momento, produzimos um e-book com dicas sobre como manter as contas da sua clínica em dia. Conheça algumas técnicas de gerenciamento eficientes e garanta a otimização dos processos internos, minimizando falhas! 

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