Como aplicar técnicas de gestão do tempo em clínica médica?

No dia a dia de consultórios médicos, um recurso precioso é o tempo. Nessas instituições, é preciso realizar muitas funções distintas. A falta de produtividade pode afetar a conclusão das demandas, gerando atraso e acúmulo de tarefas. Portanto, ter uma boa gestão de tempo é primordial para a execução das atividades diárias. 

Atender telefonemas e pacientes, agendar e confirmar consultas, atualizar históricos, etc. Tudo isso pode ser otimizado ao automatizar e digitalizar os processos. Mas, você também consegue otimizar seus horários colocando em prática algumas ações. 

Confira nos próximos tópicos dicas de técnicas e ferramentas que auxiliam na gestão de tempo da sua clínica médica. 

A gestão de tempo é essencial em qualquer atividade!

Independente se você trabalha na área administrativa, médica ou em outro setor. O gerenciamento dos seus horários é muito importante para controlar suas atividades. Mas, o que é a gestão de tempo?

Ela funciona como processo de distribuição dos momentos disponíveis que você possui entre todas as tarefas a serem realizadas. Além disso, também é possível analisar e compreender quais tarefas demandam maior tempo de execução. Assim você consegue fazer um planejamento mais realista e inteligente. 

E para colocar isso em prática, algumas medidas podem ser tomadas, como a implementação de um sistema de organização automatizada. Mas, também há técnicas e ferramentas de gestão de negócios e pacientes para incluir na sua rotina. 

Vantagens da gestão de tempo na clínica médica

Sendo o gerenciamento de horários um controle essencial para qualquer atividade, há diversas vantagens encontradas ao implementar tais práticas. Algumas melhorias encontradas com a gestão de tempo, são:

• Produtividade da equipe;
• Ambiente de trabalho;
• Agilidade dos processos;
• Confiança para finalizar as tarefas.

A eficiência desse processo está na obtenção de mais produção em menos tempo e esforço. Isso gera menor sobrecarga e acúmulo de tarefas, oferecendo aos profissionais mais saúde e bem-estar no ambiente de trabalho. 

Com isso, a equipe se sente mais confiante em conseguir cumprir seus objetivos diários, aumentando o nível de satisfação e diminuindo a procrastinação. Como resultado, os processos ficam mais rápidos e fáceis de serem concluídos. Isso proporciona uma alta na lucratividade e qualidade dos serviços prestados. 

Quais as principais técnicas utilizadas? 

Pode parecer algo complicado, mas gerenciar seus horários não é algo tão difícil. O que você precisa definir é o método que utilizará no seu dia a dia. 

Implementar a técnica que melhor funciona segundo seus comportamentos fará com que seja mais fácil de você seguir e virar rotina. Algumas que auxiliam na gestão de tempo e produtividade no trabalho, são: 

Pomodoro

Esse é um método de organização que visa manter uma maior concentração e foco nas atividades diárias. Sua prática é feita com cronometragem, separando 25 minutos para a produção das tarefas e 5 minutos para descanso. É só repetir esse processo até concluir tudo o que precisa fazer. 

Se suas tarefas são mais curtas ou possuem processos mais complexos para pausar no meio, você pode ajustar e estipular um período de produção e descanso que melhor conduza com sua realidade. Faça isso desde que consiga diminuir suas distrações e aumentar sua produtividade. 

GTD

O Getting Things Done significa “a arte de fazer acontecer”. Ele é muito utilizado por pessoas que possuem muitas coisas para fazer e não sabem por onde começar. Portanto, ele dispõe de um sistema de passo a passo para facilitar o processo de conclusão das tarefas. 

Em primeiro lugar, é preciso escrever tudo o que precisa ser feito no dia. Em seguida, deve-se analisar quais são as atividades mais urgentes e que demandam mais tempo. Feito isso, é só organizar, revisar e atualizar a lista, elencando as mais importantes e rápidas no início. 

Assim você consegue manter sua mente tranquila e sem a sensação de que está faltando alguma coisa para se fazer. 

Kanban

Essa técnica significa “cartão” ou “sinalização”, em japonês. A indústria utiliza ela comumente no controle de estoque, pois é de fácil visualização e marcação para simbolizar as ações e tarefas do dia. 

Para praticá-la, basta se organizar por meio de post-its para anotar ou lembrar de atividades ao longo do dia. Assim, é possível remover ou realocar essas anotações, em lugares ou horários diferentes na agenda. Esse método é ótimo para aquelas rotinas que costumam ser variadas e precisam de maior flexibilidade. 

Quais ferramentas auxiliam na gestão de tempo? 

Para auxiliar na implementação das técnicas apresentadas, há diversas ferramentas para se utilizar diariamente. Elas ajudam no controle e gerenciamento dos seus horários, além de manter você organizado e a par de todas as atividades do seu trabalho. Algumas dessas soluções, são: 

Evernote

Esse é um famoso software de post-its. Ele é destinado à organização de informações pessoais, para você anotar tudo o que precisa em um só lugar. Dá para usar marcadores textuais, coloridos, criar pastas, adicionar imagens, áudios e muito mais. Evernote está disponível para Android, iOS, Windows Phone, Windows, MacOS e Web.

Google Calendar

Se organizar por meio de calendário também é uma excelente opção. E é isso que o Google Calendar oferece, uma maneira de organizar seu dia, semana, mês e ano de maneira muito prática e simples. 

Nele, há recursos de lembretes, eventos, tarefas, metas, além de sinalizar quando você não está no horário de trabalho. É possível compartilhar e sincronizar a sua agenda com outras pessoas, e agendar reuniões. Tudo isso com o controle direto do seu celular ou computador. 

Trello

Essa ferramenta é uma plataforma para gerenciar projetos. Funciona como um planner, onde você cria quadros, tópicos e tarefas. Assim fica mais fácil setorizar as atividades e organizar o planejamento diário. 

Com o Trello, você também consegue montar equipes, integrar plataformas, compartilhar informações e modificar os tópicos quando necessário. Tudo isso por meio do aplicativo ou site da plataforma. 

Asana

O Asana é uma ferramenta semelhante ao Trello, com o diferencial de disponibilizar um maior controle de rotina. Nele você consegue ordenar e visualizar com facilidade as tarefas diárias de todos os funcionários, além de filtrar por funções, etapas de produção ou tarefas.

É uma ótima plataforma para quem possui dificuldade de trabalhar dentro do prazo por falta de organização de horário. Você também o encontra disponível para versão mobile e desktop. 

Medscape 

Ele é um software que soluciona dúvidas dos profissionais da saúde, seja sobre casos, doenças ou até raciocínio clínico. Sua ajuda na gestão de tempo se dá justamente no suporte para busca de diagnósticos, tratamentos e métodos médicos. 

O Medscape é o aplicativo mais utilizado por médicos e acadêmicos da área, e está disponível gratuitamente para sistemas Android e iPhone. 

Meu Consultório 

O Meu Consultório é um sistema simples e prático para organizar o dia a dia do médico. Com ele, você personaliza sua rotina conforme seus horários de atendimento. Além disso, é possível acompanhar a fila de pacientes para garantir mais satisfação deles, entre outros benefícios. Esse é um software disponível apenas para computadores.  

Tonic 

Ele é uma ferramenta semelhante ao Medscape, onde ajuda médicos a diagnosticar e tratar seus pacientes. O seu diferencial é na validação e garantia da qualidade técnica e científica das informações oferecidas. 

Todo o conteúdo disponibilizado é analisado pela Infarmed, o instituto de autoridade em saúde de Portugal. Ele regulariza e supervisiona os setores de produtos e medicamentos da saúde. 

O Tonic é um aplicativo celular disponível apenas para médicos e enfermeiros registrados. 

MeisterTask 

O MeisterTask é um software de gestão de tempo e tarefas, cujo objetivo é sincronizar e disponibilizar um planejamento de projetos da sua equipe. Com ele, você consegue automatizar, marcar horários e tornar atividades recorrentes. 

Mas o seu maior diferencial é a centralização das ferramentas, pois é possível conversar com grupos ou funcionários, alocá-los em tarefas, visualizar as agendas e controlar as rotinas. Tudo em um só lugar, seja no app ou site. 

Dicas para otimizar sua gestão!

Agora que você já sabe o que é gestão de tempo e quais são as técnicas e ferramentas que te auxiliam no dia a dia, chegou a hora de aprender algumas ações cotidianas que irão mudar seu gerenciamento de tarefas. 

Organize processos e fluxos de tarefas

A organização é a palavra-chave para a produtividade. Sem isso, haverá desafios e esquecimentos na sua rotina, dificultando a conclusão de qualquer tarefa. 

Para evitar isso, crie um fluxo ou organograma das suas funções, processos e atividades. Assim você conseguirá controlar suas responsabilidades diárias e se concentrar na necessidade de cada demanda. 

Uma ótima dica é já deixar organizado o dia seguinte de trabalho, para otimizar tempo e facilitar suas produções. 

Saiba mensurar o tempo ideal para cada tipo de consulta

Ao realizar marcações de consultas, considere o tempo que cada uma delas tem. Por exemplo, aquelas iniciais costumam levar mais tempo do que as de rotina ou retorno. Portanto, diferencie esses atendimentos na sua agenda e saiba estipular o horário ideal para cada uma delas. 

Assim como as consultas, o tempo dos exames também precisam ser mensurados. Informações a serem tiradas, repousos antes ou depois do procedimento, o fluxo de exames… Todas essas questões precisam ser consideradas. 

Essa simples ação é capaz de evitar atrasos e filas de espera, além de otimizar seu tempo na resolução dos diagnósticos e laudos médicos. 

Estabeleça um intervalo entre cada consulta

Um erro que muitas clínicas médicas possuem é agendar atendimentos emendados. Cada serviço, como já falamos, possui um tempo médio. Porém, algumas podem demorar além do previsto. 

Por isso, é sempre importante e prudente incluir intervalos entre os atendimentos, para que assim atrasos sejam evitados. E caso a consulta acabe antes do previsto, dá tempo para que o médico se prepare para receber o próximo paciente, além de consultar e organizar as fichas. 

Terceirize algumas obrigações

Nem toda a gestão de tempo, produtividade e outras demais funções precisam ficar sobre o médico ou administrador do consultório. Muitas responsabilidades podem ser terceirizadas, como é o caso dos laudos médicos ou agendamentos de consultas. 

Isso oferece uma maior dedicação para atividades específicas do seu trabalho, otimizando seu tempo e processos diários. 

Tenha um software com você!

Como visto, a área da saúde possui diversos softwares que auxiliam tanto na gestão de tempo e produtividade, como também na organização interna de uma clínica médica. São ferramentas gratuitas e pagas, de diferentes formatos e funções, que ajudam nas mais variadas demandas. Um exemplo que você pode conhecer é o Feegow Clinic, um software especializado para o gerenciamento de consultórios médicos. Nele, você encontra mais de 280 recursos que ajudam no dia a dia do seu negócio. Quer saber mais sobre suas vantagens e funcionalidades? Então clique aqui e conheça o Feegow Clinic!