Erros mais comuns ao fazer o gerenciamento de consultório médico

Organizar as consultas do dia, administrar encaixes de pacientes e repassar informações importantes para a equipe não é uma tarefa fácil. Essas são algumas demandas encontradas na hora de realizar um gerenciamento de consultório médico. 

A qualidade da coordenação de uma clínica médica deve ser diretamente proporcional à importância do atendimento à saúde. Ou seja, é fundamental investir em estratégias administrativas, para que assim as operações não afetem negativamente os serviços prestados. 

Portanto, saiba o que fazer, e principalmente o que não fazer, para obter uma boa gestão da sua clínica médica, no decorrer desse texto!

Qual a importância de um bom gerenciamento de consultório médico?

Primeiramente, é preciso entender que um consultório médico não é apenas um prestador de serviço. Para se ter um funcionamento pleno, é preciso uma gestão sólida e organizada. Caso isso não aconteça, a qualidade das operações podem ser afetadas, gerando um risco inclusive financeiro para a clínica. 

Isso porque, um consultório médico precisa comprar insumos, emitir notas fiscais, armazenar prontuários, entre outras funções. E tudo deve seguir as normas específicas e código de ética da medicina. Com isso, entende-se a importância de padronizar e organizar os processos. 

Ao implementar um sistema operacional específico, haverá uma otimização do tempo, principalmente se for feito com software médico. Com ele, não é preciso ter excessos de papéis para anotações, agendamentos e arquivamento de laudos. Tudo se torna automatizado e digitalizado com segurança e agilidade. 

Além disso, as divisões das tarefas ficam mais claras, levando assim a uma maior produtividade dos profissionais. A estruturação das agendas diárias terá uma sequência lógica a ser seguida, fazendo com que você possa mapear todos os procedimentos a realizar com um clique. 

Com um gerenciamento de consultório médico integrado e eficiente, é possível aumentar o número de agendamentos e agrupar solicitações de novos insumos, por exemplo. Tudo isso influencia, inclusive, para uma redução de custos. Mas, você só terá bons resultados se executar todas as demandas com excelência. 

Principais erros cometidos no gerenciamento de consultório médico

Como responsável por uma clínica médica, você precisa avaliar os momentos e analisar quando é necessário alterar as situações, visando sempre diminuir os erros e otimizar a gestão. Portanto, procure solucionar problemas, como:

Equipe despreparada

Um time de profissionais que não recebem direcionamento ou treinamento adequado, pode afetar muito não só a qualidade do serviço, como também a reputação da marca. Ter diretrizes de conduta, como clareza de informações e cordialidade para com os pacientes, é ideal. 

Além disso, ensinar para todos qual é a função de cada um na equipe, como funciona o sistema e o que deve ser feito quando houver algum problema, são ações que fará seu time se sentir preparado e confiante para trabalhar com excelência. 

Processos desorganizados

Mesmo você formando e treinando uma equipe de alta performance, sem uma organização de processos e operações, você não terá bons resultados na sua gestão. Portanto, é preciso investir em softwares médicos que qualificam e integram as demandas ao sistema. 

Dessa forma, todas as informações ficam centralizadas e automatizadas, evitando erros e otimizando o tempo e produtividade de todos. Além disso, é muito mais fácil conferir os dados de cada paciente, e também notar caso haja alguma informação incorreta. 

Má administração das finanças

Outro grande problema no gerenciamento de consultório médico é não ter controle sobre os gastos e necessidades financeiras que devem ser supridas. Isso é o suficiente para levar uma clínica à falência.  

Para evitar uma má administração, é preciso compreender a volumetria de pedidos para insumos, o número de consultas necessárias para equilibrar as contas mensais, o valor dos recursos gerais como água, luz, divulgação, aluguel de espaço, compra de equipamentos, entre outros. 

Pouca divulgação do seu consultório

Incluir e investir na comunicação da sua clínica é essencial. É através disso que você conseguirá atrair mais clientes e tornar sua marca conhecida. Se não é implementado esse pensamento no seu negócio, então a sua gestão possui um grande erro. 

Se você ainda possui um número menor de clientes, pode procurar contratar um profissional de marketing para fazer parte da sua equipe. Mas, caso já exista um público maior, uma boa opção é escolher uma equipe especializada para atender às suas necessidades de comunicação.

Falta de estímulo aos funcionários

Ter uma clínica médica significa que grande parte das funções trabalham diretamente com o atendimento ao público. E isso pode ser muito difícil, principalmente por se tratar de pessoas que apresentam alguma enfermidade ou preocupação com a saúde pessoal. 

Então, sem um estímulo ou acolhimento profissional, seus funcionários podem desenvolver dificuldades para trabalhar com satisfação e produtividade. Para solucionar esse problema, procure desenvolver uma cultura organizacional de apoio e escuta. Assim, quando alguém apresentar desafios ou problemas, saberá que tem com quem contar. 

Atendimento ineficiente ao paciente

Quando uma pessoa procura atendimento médico, ela estará apreensiva com sua saúde. Então, é importante oferecer um serviço de qualidade em cada etapa do atendimento.

Realizar um agendamento de consultas eficiente, retirar todas as possíveis dúvidas desde o balcão, realizar uma consulta informativa e ter um retorno objetivo, são alguns dos passos para se ter atenção na hora de atender um paciente. 

Por isso, instrua sua equipe (e você mesmo) para que em situações onde o paciente demonstra irritabilidade ou dificuldade de compreensão, a calma e solução do problema são as principais ações para se praticar. 

Misturar as contas pessoais com as contas do consultório médico

Como já foi dito, uma má administração financeira prejudica muito um negócio. Segundo o Sebrae, 50% das empresas brasileiras fecham em até quatro anos por dificuldade financeira. 

E o erro mais comum é misturar contas pessoais com as da empresa. Quando é feito isso, você está ignorando a realidade financeira da sua clínica médica. Além disso, cria-se um hábito de não saber o quanto ganhou, e até gera uma dificuldade de repor o valor “pego emprestado”. 

Então, para não correr o risco de ir à falência busque organizar as finanças da empresa separadamente da pessoal. Isso pode ser feito tanto manualmente quanto por um software ou aplicativo específico. 

Aparelhos para exames médicos sucateados

No Brasil, é possível encontrar com facilidade aparelhos em falta, com carência de manutenção ou até com tecnologia obsoleta. Seja na rede pública ou privada. Isso acarreta uma dificuldade na resolução dos atendimentos, além de gerar maior desconforto para profissionais e pacientes. 

É preciso investir em tecnologia e procedimentos tecnológicos para facilitar os processos. Exemplo disso é a telemedicina, que é uma maneira econômica e eficiente de atender pacientes, mesmo à distância. 

Como evitar erros de gestão?

Agora que você já viu e entendeu os principais erros que geram problemas no gerenciamento do consultório médico, é hora de compreender alguns pontos para ter atenção no seu dia a dia. 

Assumir a responsabilidade

Você como responsável pela clínica médica, precisa gerenciar e assumir as responsabilidades. Sim, trabalhar como médico e ainda cuidar do próprio negócio não é fácil. Por isso é importante que você busque automatizar e digitalizar o máximo de processos possíveis. 

São muitas questões para cuidar e administrar, além de se preocupar em atender e solucionar o problema de cada paciente. Uma forma de não se sentir sobrecarregado é investindo em uma equipe de profissionais ou implementando softwares especializados para atender a sua demanda diária. 

Armazenamento adequado

Todos os dados dos pacientes, seus lados, exames e demais históricos médicos precisam ser armazenados adequadamente. Isso facilita muito o dia a dia de trabalho, além de organizar o sistema e evitar erros de informações. 

Algumas clínicas utilizam métodos manuais ou improvisados para fazer isso, pensando no baixo volume de necessidade. Mas, é ideal implementar um sistema digital específico para essa área, a fim de impedir problemas futuros e otimizar os processos de armazenagem. 

Confidencialidade, segurança e proteção de dados

Em 2020, a legislação brasileira tornou vigente a Lei  nº 13.709, que visa proteger os dados de qualquer usuário no digital. E para o setor da saúde, essa segurança e confidencialidade é ainda mais importante. 

Alguns profissionais podem pensar que basta ter um serviço de prontuário eletrônico que segue as diretrizes da LGPD. Mas isso é um grande erro caso todo o sistema do consultório médico também não adote a política completa de “compliance”. 

Se comprovada a irregularidade, a clínica pode ser advertida e penalizada com multas entre 2% do faturamento anual até o limite de 50 milhões de reais. Então, é preciso levar esse tema muito a sério. 

Fácil acesso aos registros médicos

Ter registros médicos em alguns cliques de alcance torna os processos internos e as consultas muito mais eficientes e ágeis. Isso porque basta pesquisar o nome ou referência do paciente, que todos os dados já irão aparecer. 

Assim, não é preciso procurar em fichários e pastas manuais. Todas as operações ficam automatizadas, garantindo uma melhor produtividade na gestão da clínica médica. 

Investir em software de gerenciamento de consultório médico

A tecnologia também está presente na medicina, não apenas no desenvolvimento de remédios, aparelhos ou exames, mas também na gestão de sistemas operacionais. 

Os softwares médicos oferecem um gerenciamento inteligente e automatizado para o consultório, melhorando tanto o atendimento ao paciente quanto a organização interna. 

Eles normalmente integram todas as ferramentas necessárias para esse tipo de instituição, incluindo administração financeira, armazenamento, agendamento, entre outros. 

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Conclusão

A gestão de clínica médica é um importante tema que você precisa implementar no seu dia a dia de trabalho. Sem esses cuidados administrativos, erros em todos os setores internos podem acontecer, prejudicando principalmente a qualidade dos serviços oferecidos. Portanto, se você está abrindo uma clínica ou quer rever mais alguns cuidados práticos, confira o ebook que a Feegow preparou com um passo a passo para um bom gerenciamento de consultório médico. Acesse o conteúdo, clicando aqui!