Saber como controlar o estoque de medicamentos nem sempre é uma prioridade diante de outras atividades na gestão de uma clínica, porém trata-se de um conhecimento essencial para manter a lucratividade da sua clínica.
Isso porque o desperdício e falta de sistematização podem levar à queda do faturamento.
Pense se você já se viu em algumas dessas situações:
- Investiu na compra de medicamentos e, no fim, não conseguiu vendê-los porque passou da data de validade?
- Errou a conta e acabou comprando mais estoque de um produto do que o necessário?
- Encontrou erros na contabilização do inventário?
Apesar de parecerem até impossíveis de acontecer, alguns erros são mais comuns do que imaginamos. Esses citados acima são apenas alguns deles.
Lidar com compra e distribuição de produtos e diferentes insumos diariamente é uma tarefa que possui suas complexidades e erros que podem acontecer com qualquer um, incluindo você.
Você vai encontrar diversas dicas por aí sobre como evoluir na gestão do seu estoque. Neste post decidi listar 5 pra você, que são simples e práticas para aplicar no dia a dia da sua clínica médica!
Seja você alguém iniciando agora a sua carreira na área médica ou um gestor mais experiente, esse passo a passo vai te ajudar!
Com essas dicas você alcançará resultados impressionantes e, já adianto, uma grande economia para o seu bolso no fim do mês.
Vamos lá?
Por que realizar o controle de estoque de medicamentos?
Por que saber como controlar o estoque de medicamentos é importante para evitar desperdícios e garantir o nível de estoque necessário aos atendimentos da clínica.
Ou seja, sem esse controle, a clínica corre o risco de deixar os medicamentos passarem da data de validade antes de utilizá-los.
Isto representa um gasto desnecessário, pois o gerenciamento adequado desses produtos garantiria sua utilização dentro dos prazos.
Por exemplo, uma técnica simples para evitar que os medicamentos passem da data de validade no estoque é o FIFO (first in, first out). Isto é, os produtos que entram primeiro no estoque devem ser os primeiros a saírem dele.
Dessa forma, os medicamentos que estão mais próximos de vencer precisam ficar nas primeiras fileiras das estantes. Isso facilita a organização do estoque e garante a utilização eficiente dos recursos da clínica.
Sem esse tipo de controle, a empresa pode entrar em um círculo vicioso de compras desnecessárias de medicamentos. O que impacta negativamente em suas finanças.
Erros comuns no controle de estoque de medicamentos
Existem uma série de erros que as clínicas costumam cometer no controle e armazenagem de medicamentos.
Esses erros representam riscos não só para a parte financeira da empresa, como para a segurança dos pacientes.
Por esse motivo é importante estar atento ao que evitar no processo de controle de medicamentos para evitar problemas futuros. Abaixo, listamos os principais erros para que a sua clínica se previna deles:
Não reservar uma sala exclusiva para a guarda de medicamentos
Os medicamentos precisam de condições específicas de armazenagem, como limpeza, temperatura e controle de pragas.
Para isso, é necessário que a clínica tenha uma sala exclusiva para a estocagem dos medicamentos.
No entanto, algumas clínicas guardam seus medicamentos em armários nos consultórios dos médicos. Contudo, este não é o cenário ideal para garantir a integridade das substâncias.
Afinal, muitos medicamentos são vulneráveis às variações de temperatura e umidade, o que requer um local em que o controle dessas variáveis seja mais rigoroso.
Não controlar as condições de temperatura do local de estoque
Mesmo com uma sala destinada exclusivamente para a guarda de medicamentos é preciso ter um controle preciso de sua temperatura.
Por exemplo, os medicamentos termolábeis, isto é, aqueles que são sensíveis às mudanças de temperatura que precisam de um sistema de refrigeração.
Esse tipo de medicamento precisa ser conservado em temperaturas entre 2ºC e 8ºC, utilizando geladeiras específicas para a guarda de fármacos.
Contudo, mesmo para os outros tipos de medicamentos, é preciso garantir que a sala tenha uma temperatura e umidade controladas.
A recomendação é de não ultrapassar a temperatura de 25ºC, com umidade entre 40% e 70%.
Falta de controle das datas de validade dos medicamentos
Outro erro comum é não controlar as datas de validade dos medicamentos, o que pode resultar na falsa impressão de que o estoque está no nível certo.
Em contrapartida, assim que o medicamento for distribuído, o profissional vai perceber que não possui o produto de que precisava.
Em uma situação mais grave, o paciente pode consumir um medicamento que já não cumpre sua função curativa e profilática.
O que recomenda o Ministério da Saúde?
O Manual de Boas Práticas para Estocagem de Medicamentos, do Ministério da Saúde, traz recomendações tanto para as instalações destinadas à guarda dos medicamentos quanto para o seu manuseio. Confira a seguir as principais:
Instalações
- As instalações destinadas ao armazenamento de medicamentos devem ser construídas de modo que facilitem sua limpeza, manutenção e operação, além de serem de uso exclusivo para o estoque;
- Deve haver espaço suficiente para a estocagem organizada dos produtos, com flexibilidade para modificações;
- O interior da sala de estoque deve ter superfícies lisas para facilitar a limpeza;
- Iluminação, ventilação e umidade controladas para garantir a conservação dos medicamentos.
Estocagem e manuseio
- Os medicamentos só podem ser estocados depois de serem oficialmente recebidos. Da mesma forma, eles só podem ser liberados para entrega por meio de permissão do responsável;
- Os estoques devem passar por inspeções periódicas com o objetivo de verificar se existe degradação nos medicamentos que ainda estão dentro do prazo de validade;
- Medicamentos vencidos devem ser destruídos, com registro de justificativa do responsável pelo estoque;
- O mobiliário utilizado para a armazenagem deve garantir a visualização dos medicamentos para que eles possam ser devidamente identificados de acordo com número de lote e prazo de validade;
- O armazenamento dos produtos não podem ser feitos em contato direto com o chão, nem receber a luz direta do sol;
- O local do estoque deve ser protegido contra roedores, insetos, aves e quaisquer animais;
- Os medicamentos devem ser acondicionados a uma distância de pelo menos um metro das paredes para facilitar a circulação de pessoas e a limpeza do ambiente;
- A liberação dos medicamentos precisa ser efetuada na ordem cronológica da fabricação dos lotes, isto é, os mais antigos devem sair primeiro;
- Apenas pessoas autorizadas podem ter acesso ao local de guarda dos medicamentos.
Além dessas recomendações gerais, o manual apresenta instruções para tipos específicos de medicamentos como os termolábeis, de uso controlado e imunobiológicos.
6 dicas práticas para controlar estoque de medicamentos
Se você quer atingir bons resultados no seu negócio e parar de desperdiçar dinheiro com erros evitáveis, não pode se dar ao luxo de ignorar nenhuma delas.
Aqui estão as 5 dicas para melhorar o estoque de medicamentos da sua clínica. Lembrando que a teoria é importante, mas nada é mais efetivo do que colocar a mão na massa, não é mesmo?
1. Dê mais atenção às movimentações de entrada
A primeira dica já é sobre o primeiro passo na jornada de controle de medicamentos: a entrada do produto no estoque!
Nesse sentido, você vai reparar que tudo isso é sistêmico, uma coisa sempre irá afetar o funcionamento da outra.
Imagine os danos que podem ser causados se você deixar de registrar a entrada de um medicamento.
Em uma situação assim, como saber se o insumo ainda está no estoque no momento que precisar? Ou descobrir quanto de lucro se obteve com o repasse deste produto?
Por isso, é tão importante manter a organização das entradas de medicamentos, para que erros como esse não atrapalhem sua gestão e, consequentemente, o seu financeiro.
Dica extra: no ato da entrega dos produtos realize a conferência imediatamente, para que você se assegure de ter recebido tudo o que constava no pedido.
2. Controle os lotes e as datas de vencimento
Para que você risque o desperdício de vez da lista de erros que podem acontecer na sua clínica, é essencial controlar os lotes e os vencimentos do estoque.
Essa ação, que pode parecer pequena, mas tem imensa importância, é imprescindível para evitar prejuízos futuros.
Em números, você controla uma perda e tanto para o faturamento da sua clínica. Impactando, sobretudo, a qualidade do atendimento ofertado aos pacientes.
Nada de se deparar com produtos já vencidos ou esbanjar recursos por conta da falta de organização e controle. Fuja da má gestão do estoque!
3. Faça inventário com frequência
Você já sabe que realizar levantamento de todos os itens do seu estoque é necessário. Mas pense aí nesse exato momento: com qual regularidade você faz seus inventários?
Uma coisa que nem todo mundo sabe é que o ideal é preparar a checagem mensalmente. Não deixe para fazê-la uma vez ao ano.
Dessa forma, você entende o fluxo de movimentação, identifica o que precisa ser alterado e consegue realizar modificações necessárias.
Nesse processo, você pode utilizar planilhas com o objetivo de organizar as informações, apostar em relatórios e não esquecer de analisá-los depois!
4. Planeje suas compras com cuidado
O planejamento de compras é indispensável para diversas situações.
Acima de tudo, o gestor que conhece detalhadamente o fluxo do seu estoque, planeja melhor a compra dos medicamentos.
Com essa visão, é possível dar preferência à compra de produtos abaixo do mínimo no estoque, escolher o melhor momento para compra dos itens, comparar preços, saber quando é viável deixar de comprar algo, e por aí vai.
As consequências desse planejamento são, por exemplo, prever se falta algum item básico para realizar um atendimento, evitar gastos desnecessários e extrair o melhor dos recursos disponíveis.
Dica extra: Pense sempre em reduzir custos! Ao mesmo tempo que você investe na sua clínica, use estratégias para enxugar alguns gastos e aumentar a lucratividade do seu negócio.
5. Escolha seus fornecedores com cuidado
No momento de escolher os fornecedores avalie suas condições de pagamento, política de troca e sobretudo prazos de entrega.
Dessa forma, você garante a previsibilidade sobre quando os seus níveis de estoque serão preenchidos, além de poder negociar as entregas, conforme suas necessidades.
6. Invista na tecnologia e automatize processos
Agora que você sabe como controlar o estoque de medicamentos sob controle, não dá para incluir isso em seu dia a dia e realizar todo o processo com papel e caneta, né?
Com a rotina acelerada de clínicas e consultórios, você pode não dar conta de anotar tudo e correr riscos de deixar as informações de lado.
Uma forma de evitar todo esse transtorno é investir na automatização de processos. E não importa se a sua clínica tem alta rotatividade de pacientes ou se ainda está conquistando os primeiros clientes.
Para que você escolha um bom software médico para o seu negócio, tenha atenção a alguns detalhes, por exemplo:
Não se engane: esse processo não se aplica somente a clínicas de grande porte, consultórios de médio e pequeno porte também devem se preocupar com o estoque de medicamentos.
Agora que você já sabe como controlar o estoque de medicamentos de sua clínica, chegou a hora de se aprofundar ainda mais nos conteúdos de gestão em saúde.
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Perguntas frequentes:
Como fazer o controle de estoque em clínicas?
Você pode usar desde planilhas de controle de estoque em Excel, como também os softwares de gestão para médicos. As duas medidas são responsáveis por registrar as informações e facilitar o acesso a elas.
Por que realizar o controle de estoque de medicamentos?
Uma má gestão dos medicamentos em seu estoque pode prejudicar o faturamento da sua clínica e será difícil fechar as contas no fim do mês. Ter controle sobre o seu estoque impacta diretamente o financeiro do seu negócio.
Para que serve o controle de medicamentos em clínicas?
As boas práticas no controle de medicamentos evitam a perda de faturamento médico, pois muitas vezes, é através do desperdício que se perde dinheiro. Por isso, ter controle é sinônimo de lucratividade.
