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Como controlar estoque de medicamentos?

O estoque medicamentos pode ser uma área nem sempre lembrada diante de outras na gestão de uma clínica, mas saber controlá-lo é essencial para manter a lucratividade da sua clínica. Isso porque o desperdício e falta de sistematização podem levar à queda do faturamento.  

Pense se você já se viu em algumas dessas situações:  

  • Investiu na compra de medicamentos e, no fim, não conseguiu vendê-los porque passou da data de validade? 
  • Errou a conta e acabou comprando mais estoque de um produto do que o necessário?  
  • Encontrou erros na contabilização do inventário?  

Apesar de parecerem até impossíveis de acontecer, alguns erros são mais comuns do que imaginamos. Esses citados acima são apenas alguns deles.  

Lidar com compra e distribuição de produtos e diferentes insumos diariamente é uma tarefa que possui suas complexidades e erros podem acontecer com qualquer um, incluindo você. 

Você vai encontrar diversas dicas por aí sobre como evoluir na gestão do seu estoque. Neste post decidi listar 5 pra você, que são simples e práticas para aplicar no dia a dia da sua clínica médica!

Seja você é alguém iniciando agora a sua carreira na área médica ou um gestor mais experiente, esse passo a passo vai te ajudar!  

Com essas dicas você alcançará resultados impressionantes e, já adianto, uma grande economia para o seu bolso no fim do mês. 

Vamos lá? 

5 dicas práticas para controlar estoque de medicamentos:

Se você quer atingir bons resultados no seu negócio e parar de desperdiçar dinheiro com erros evitáveisnão pode se dar ao luxo de ignorar nenhuma delas. 

Aqui estão as 5 dicas para melhorar o estoque de medicamentos da sua clínica. Lembrando que a teoria é importante, mas nada é mais efetivo do que colocar a mão na massa, não é mesmo? 

1. Dê mais atenção às movimentações de entrada

A primeira dica já é sobre o primeiro passo na jornada de controle de medicamentos: a entrada do produto no estoque! 

Você vai reparar que tudo isso é sistêmico, uma coisa sempre irá afetar o funcionamento da outra.  

Imagine os danos que podem ser causados se você deixar de registrar a entrada de um medicamento. 

Em uma situação assim, como saber se o insumo ainda está no estoque no momento que precisar? Ou descobrir quanto de lucro se obteve com o repasse deste produto? 

Por isso, é tão importante manter a organização das entradas de medicamentos, para que erros como esse não atrapalhem sua gestão e, consequentemente, o seu financeiro. 

Dica extra: no ato da entrega dos produtos realize a conferência imediatamente, para que você se assegure de ter recebido tudo o que constava no pedido.  

2. Controle os lotes e as datas de vencimento

Para que você risque o desperdício de vez da lista de erros que podem acontecer na sua clínicaé essencial controlar os lotes e os vencimentos do estoque 

Essa ação, que pode parecer pequena, mas tem imensa importância, é imprescindível para evitar prejuízos futuros.  

Em números, você controla uma perda e tanto para o faturamento da sua clínica. Impactando, sobretudo, a qualidade do atendimento ofertado aos pacientes.  
 
Nada de se deparar com produtos já vencidos ou esbanjar recursos por conta da falta de organização e controle. Fuja da má gestão do estoque!

3. Faça inventário com frequência

Você já sabe que realizar levantamento de todos os itens do seu estoque é necessárioMas pense aí nesse exato momentocom qual regularidade você faz seus inventários? 

Uma coisa que nem todo mundo sabe é que o ideal é preparar a checagem mensalmente. Não deixe para fazê-la uma vez ao ano.  

Dessa forma, você entende o fluxo de movimentação, identifica o que precisa ser alterado e consegue realizar modificações necessárias.  

Nesse processo, você pode utilizar planilhas com o objetivo de organizar as informações, apostar em relatórios e não esquecer de analisá-los depois! 

4. Planeje suas compras com cuidado

planejamento de compras é indispensável para diversas situações

O gestor que conhece detalhadamente o fluxo do seu estoque, planeja melhor a compra dos medicamentos. 

Com essa visão, é possível dar preferência à compra de produtos abaixo do mínimo no estoqueescolher o melhor momento para compra dos itens, comparar preços, saber quando é viável deixar de comprar algo, e por aí vai. 

As consequências desse planejamento são, por exemplo, prever se falta algum item básico para realizar um atendimento, evitar gastos desnecessários e extrair o melhor dos recursos disponíveis.

Dica extraPense sempre em reduzir custos! Ao mesmo tempo que você investe na sua clínica, use estratégias para enxugar alguns gastos e aumentar a lucratividade do seu negócio.   

5. Invista na tecnologia e automatize processos

Agora que você sabe porquê manter o estoque de medicamentos sob controle, não dá para incluir isso em seu dia a dia e realizar todo o processo com papel e caneta, né? 

Com a rotina acelerada de clínicas e consultórios, você pode não dar conta de anotar tudo e correr riscos de deixar as informações de lado. 

Uma forma de evitar todo esse transtorno é investir na automatização de processos. E não importa se a sua clínica tem alta rotatividade de pacientes ou se ainda está conquistando os primeiros clientes. 

Para que você escolha um bom software médico para o seu negócio, tenha atenção a alguns detalhes, por exemplo: 

Não se engane: esse processo não se aplica somente a clínicas de grande porte, consultórios de médio e pequeno porte também devem se preocupar com o estoque de medicamentos.

Gostou do nosso conteúdo? Separei mais alguns temas para te ajudar a ter o estoque de medicamentos na palma da mão! Vem conferir! 

  1. Como escolher o melhor software médico? 
  2. Tecnologias que podem ajudar a rotina de um médico; 
  3. 8 erros no controle de estoque para clínicas que você deve se atentar! 
  4. Vantagens de usar o prontuário eletrônico. 

Perguntas frequentes:

Como fazer o controle de estoque em clínicas?

Você pode usar desde planilhas de controle de estoque em Excel, como também os softwares de gestão para médicos. As duas medidas são responsáveis por registrar as informações e facilitar o acesso a elas. 

Por que realizar o controle de estoque de medicamentos?

Uma má gestão dos medicamentos em seu estoque pode prejudicar o faturamento da sua clínica e será difícil fechar as contas no fim do mês. Ter controle sobre o seu estoque impacta diretamente o financeiro do seu negócio.  

Para que serve o controle de medicamentos em clínicas?

As boas práticas no controle de medicamentos evitam a perda de faturamento médico, pois, em muitas vezes, é através do desperdício que se perde dinheiro. Por isso, ter controle é sinônimo de lucratividade. Quanto menor o prejuízo, maior será a sua receita.