10 dicas para diminuir a inadimplência em clínicas

A gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios é um dos pilares para o sucesso. Confira algumas dicas para combater a inadimplência!

 

Clínicas médicas, odontológicas e afins possuem o objetivo principal de atender pacientes com problemas de saúde ou que buscam a prevenção de doenças. No entanto, mesmo com essa função social, o estabelecimento deve atuar de modo semelhante a qualquer empresa.

 

Afinal, trata-se de um empreendimento que deve não só pagar impostos, como todos os negócios, embora haja benefícios fiscais, mas também cobrar de clientes o pagamento. Dessa forma, consegue manter as portas abertas, contratando profissionais e atendendo pacientes.

 

Nesse sentido, é fundamental evitar que os seus clientes deixem de pagar o que devem pelas consultas e tratamentos. Se você tem interesse nesse assunto e quer saber mais, então, confira os tópicos a seguir:

 

 

10 dicas para diminuir a inadimplência em clínicas, as quais contribuirão com o sucesso administrativo da sua clínica.

 

1 – Faça análise de crédito do cliente
2 – Tenha contratos bem claros e elaborados
3 – Controle as contas a receber
4 – Ofereça diferentes formas de pagamento
5 – Seja flexível com a data de pagamento
6 – Crie banco de dados com histórico dos clientes
7 – Organize a relação com os convênios
8 – Negocie com os clientes inadimplentes
9 – Contrate um contador profissional
10 – Use as ferramentas adequadas

 

1- Faça análise de crédito do cliente

Mesmo que as pessoas que frequentam a sua clínica sejam pacientes, elas também são clientes e, para evitar problemas financeiros para o seu estabelecimento, é preciso certificar-se que eles podem pagar a consulta. Para tanto, é preciso analisar o seu crédito.

 

Como qualquer empresa, portanto, pode-se fazer uso dos serviços de proteção ao crédito. Por meio deles, você consegue verificar se existem dívidas em nome do cliente. Caso haja, é possível solicitar o pagamento à vista, assim, não se corre o risco de não receber o pagamento.

 

2- Tenha contratos bem claros e elaborados

Mais uma dica para diminuir a inadimplência em clínicas é prevenindo-se de situações que levem o cliente a deixar de fazer um pagamento. Ele pode alegar diferentes razões e, para evitar que isso vá adiante, é de extrema importância contar com um contrato bem elaborado.

 

Da mesma forma, esse contrato deve ser suficientemente claro e explicar ao cliente todos os seus detalhes. Isso quer dizer que no documento deve haver o serviço que será prestado, como ele deve ser pago e o que acontece em caso de não pagamento.

 

Além de itens relacionados a esses assuntos, é necessário que haja demais aspectos legais. Nesse sentido, vale a pena ter a consultoria de um advogado experiente na elaboração de contratos na área médica para elaborar um contrato bem completo e transparente.

 

 

3- Controle as contas a receber

 

Ter o controle das contas a receber da sua clínica é mais um fator muito importante. Esse cuidado não vai fazer com que os clientes não deixem de pagar, mas quando acontecer isso, você consegue identificar de forma rápida os inadimplentes.

 

A partir disso, é possível buscar uma negociação e, dessa forma, reduzir as contas em aberto. Para tanto, deve-se registrar todos os recebimentos que vão entrar em cada mês e verificar, com uma determinada frequência, se o pagamento foi feito.

 

Isso pode ser conferido por meio de softwares que tornam mais eficiente o procedimento. No entanto, mesmo de forma manual é possível realizar essa conferência, o que exige a verificação das contas bancárias da clínica.



 

 

4- Ofereça diferentes formas de pagamento

 

Entre as dicas para diminuir a inadimplência em clínicas também estão maneiras de facilitar o pagamento dos clientes. Nesse sentido, vale a pena oferecer diferentes modalidades para que eles paguem as contas.

 

Ou, ao menos, disponibilizar as formas mais convenientes para os seus clientes. Diferente de anos atrás, as clínicas já estão aderindo ao cartão de crédito, por exemplo. Embora seja preciso pagar taxas, pode compensar de acordo com os valores cobrados por cada consulta.

 

Afinal, com o cartão de crédito, o recebimento é garantido. A sua clínica pode ainda aceitar transferência bancária, pagamento com boleto, cartão de débito e outros, conforme o perfil do seu público e do que pode tornar o pagamento mais fácil e seguro.

 

 

5- Seja flexível com a data de pagamento

 

Outra dica que pode ajudar em muito na redução da inadimplência em clínicas é ter datas de pagamento mais flexíveis. Por mais que pagamentos em uma única data tornem mais ágil o seu trabalho para controlar os recebimentos, pode prejudicar a taxa de pagamentos em dia.

Isso porque nem todas as pessoas recebem os seus salários no mesmo dia, então, diferentes opções de data podem garantir que mais clientes paguem em dia. Para você, pode ser um pouco de trabalho a mais, porém, com as ferramentas certas essa tarefa é simplificada.

 

 

6- Crie banco de dados com histórico dos clientes

 

Mais uma forma de prevenir que os clientes deixem de realizar os pagamentos é com um banco de dados que mostre o histórico de cada um deles. Dessa maneira, na hora de um paciente marcar a consulta, você pode acessar o seu histórico e verificar o seu perfil.

 

Caso nele haja informações que indiquem que se trata de um mau pagador, é possível solicitar que faça o pagamento à vista. Do mesmo modo, pode conferir se, por ventura, não se trata de cliente que já está inadimplente, podendo, assim, negociar a dívida antes de fazer outra.

 

7- Organize a relação com os convênios

Muitas clínicas atendem pacientes que possuem planos de saúde com os quais têm convênio. Quando é esse o caso, o cliente não paga diretamente à clínica, ou ao menos, não realiza o pagamento integral, pois é o plano de saúde que faz isso.

 

Nesse contexto, é preciso estar atento a diferentes aspectos. Primeiro, é importante ter com os planos de saúde contratos claros que indiquem o que acontece quando o paciente não realiza o pagamento da consulta para o seu plano de saúde.

 

Segundo, a sua clínica necessita de um sistema eficiente para identificar quais são todos os pacientes conveniados, quando os seus pagamentos entram e, quando for o caso, de quanto é o desconto na consulta. Essas informações devem estar todas muito bem organizadas.

 

 

8- Negocie com os clientes inadimplentes

 

Mas, se mesmo depois de colocar em prática todas as dicas para diminuir a inadimplência da sua clínica, ainda acontecem situações em que os clientes não cumprem com os seus compromissos, é preciso ter um procedimento para fazer a cobrança. Negociar é o melhor.

 

Isso quer dizer você precisa de uma sistemática, que pode começar com um lembrete ao cliente de que o pagamento já venceu, pois, em muitos casos, pode ser apenas esquecimento. Nesse caso, ou se ele não pode pagar, agenda-se uma nova data.

 

Porém, quando, mais uma vez, o pagamento não é realizado, você pode fazer outra tentativa de cobrança ou dar início ao protesto de título. Ou seja, cobrar por meio judicial o pagamento. Assim, se o devedor, no prazo previsto, não quitar a dívida, o seu nome fica “sujo”.

 

 

9- Contrate um contador profissional

 

Contar com uma equipe de profissionais competente, comprometida e capacitada para atuar no setor financeiro do seu estabelecimento é mais uma das dicas para diminuir a inadimplência da sua clínica. Nesse quadro, deve haver um contador experiente.

É possível contratá-lo, inclusive, de forma terceirizada, para oferecer a consultoria necessária, ou mesmo um escritório de contabilidade, a fim de ajudar na administração como um todo da sua clínica. Assim, ele pode realizar o planejamento estratégico do setor financeiro.

 

Lembre-se que, como já dito, mesmo clínicas médicas, odontológicas e outras se assemelham, em diferentes aspectos, a qualquer outra empresa. Isso quer dizer que não basta atender um paciente com qualidade e com profissionais qualificados.

 

Claro que isso é essencial, porém, é necessário pensar ainda nas finanças do seu estabelecimento, na gestão de pessoas, na eficiência do setor de estoque e nos demais departamentos da sua clínica. Com isso, tem-se uma gestão de sucesso.

 

 

10- Use as ferramentas adequadas

 

Da mesma forma que uma equipe completa e especializada é importante para atuar nos diferentes setores da sua clínica, é de extrema necessidade que ela tenha acesso às ferramentas mais adequadas para desempenhar o seu trabalho. Isso garante total eficiência.

Hoje em dia existem softwares que contribuem com a gestão de clínicas e demais estabelecimentos de saúde. Para tanto, oferecem recursos de gestão de agendas, prontuário eletrônico, autorizador de convênio e formas de evitar inadimplência em clínicas ou para negociá-las.

 

Valer-se dessa tecnologia é importante para empresas de todos os segmentos, inclusive, para clínicas, já que com os recursos que oferece permite um trabalho mais eficiente de todos os seus profissionais. Afinal, é possível realizar tarefas com mais agilidade e com menos erros.

 

Por consequência, colaboradores atuam em um ambiente de trabalho favorável e pacientes são melhor atendidos. Isto é, todos saem ganhando quando existe a preocupação em diminuir a inadimplência em clínicas e gerenciar processos de forma assertiva.

Perguntas frequentes:

Qual a importância do contas a receber em clínicas?

Ter o controle das contas a receber da sua clínica é mais um fator muito importante. Esse cuidado não vai fazer com que os clientes não deixem de pagar, mas quando acontecer isso, você consegue identificar de forma rápida os inadimplentes.

Como o contrato pode reduzir a inadimplência em clínica?

O contrato deve ser suficientemente claro e explicar ao cliente todos os seus detalhes. Isso quer dizer que no documento deve haver o serviço que será prestado, como ele deve ser pago e o que acontece em caso de não pagamento.

Como um software médico pode ajudar a resolver a inadimplência?

Hoje em dia existem softwares que contribuem com a gestão de clínicas e demais estabelecimentos de saúde. Para tanto, oferecem recursos de gestão de agendas, prontuário eletrônico, autorizador de convênio e formas de evitar inadimplência em clínicas ou para negociá-las.