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8 erros no controle de estoque de medicamentos que você deve se atentar

O estoque de medicamentos é uma das áreas mais sensíveis e demandam total atenção de gestores e médicos, já que itens como produtos e medicamentos são indispensáveis para prestar um bom atendimento aos seus pacientes. 

Um detalhe que pode não ser levado tão a sério, mas que pode virar um problemão em clínicas e consultórios. O estoque de medicamentos precisa de atenção!

Para manter a organização e o bom funcionamento do seu negócio, a gestão do estoque é muito importante. Certamente, não é diferente para a área médica. 

Afinal, clínicas e consultórios também precisam contar com uma gestão de estoque eficiente para manter a qualidade do atendimento oferecido aos pacientes. 

Entendendo que não é adequado iniciar a rotina da clínica sem os insumos e medicamentos no seu estoque, ter controle é a chave para manter o seu negócio funcionando.

Portanto, reconhecer quais hábitos ruins prejudicam a sua clínica e buscar soluções eficientes para que esses problemas não desvalorizem o seu negócio.

Por que realizar o controle de estoque na sua clínica?

Inicialmente, é importante frisar que clínicas com o atendimento voltado para vendas, já entendem a importância de uma boa gestão de estoque.

No entanto, clínicas com o atendimento voltado mais para serviços prestados não têm o costume de se atentar tanto a essa parte fundamental nas clínicas. 

Por isso, é preciso saber quais são os erros de gestão de estoque que podem atrapalhar a sua clínica. Além do mais, o estoque é a parte fundamental que constitui a rotina diária de clínicas e consultórios.

Sendo assim, através da movimentação de produtos e medicamentos garante-se os atendimentos prestados aos pacientes em clínicas e consultórios. 

Ou seja, os materiais, medicamentos, entre outros, são indispensáveis para manter os atendimentos aos pacientes com eficiência e qualidade. 

Ao mesmo tempo que, com a tecnologia, alguns recursos importantes podem ser aplicados à gestão de estoque, é possível otimizar processos e fornecer praticidade as rotinas de clínicas médicas.

Saiba quais são os principais erros de gestão de estoque que afetam diretamente o funcionamento da sua clínica e como evitá-los.

8 erros de gestão de estoque de medicamentos que você deve analisar!

1. Planejamento:

Antes de tudo, o planejamento torna-se indispensável quando pensamos em gestão, e se estende também para a gestão de clínicas e consultórios e o controle de estoque de medicamentos.

Assim como as clínicas que focam seus serviços em vendas precisam ter um planejamento a longo prazo, com o objetivo de trazer garantias ao seu negócio, além de segurança e confiabilidade nos serviços prestados aos seus clientes. 

Além disso, é importante saber de quantos produtos se dispõe no estoque para controlar o que sai e o que entra, para que se tenha o maior controle da entrada e da saída no financeiro de sua clínica.

2. Organização:

A organização é essencial para manter um estabelecimento em pleno funcionamento, pois uma boa gestão do estoque é interessante do ponto de vista da clínica e dos próprios pacientes. 

Em qualquer negócio, caso ocorra a falta de um material, isso pode gerar transtornos não só para a clínica como também para os pacientes, impactando de forma negativa a relação entre a clínica e seus clientes

Em outras palavras, a organização é significativa a partir do momento em que é possível organizar o estoque da sua clínica aproveitando a funcionalidade de detalhar o produto.

Sendo assim, facilita como encontrar o produto, utilizando a tecnologia para mediar esses processos internos. 

3. Controlar o estoque manualmente:

Em síntese, as tecnologias vieram para facilitar a rotina médica, no entanto, ainda há clínicas que mantém o controle do estoque de forma manual, o que induz a muitos erros de gestão. 

A princípio, se optar por manter a gestão do seu estoque de maneira manual, há a probabilidade de perda de dados importantes. 

Afinal, as informações são mantidas em um único lugar físico, expostos a poeira e ação do tempo, o que traz a alta possibilidade de perda desses dados sensíveis para a sua clínica.

Em virtude disso, contar com um sistema totalmente em que você pode controlar seus insumos de qualquer lugar conectado à internet, melhora ainda mais a gestão do seu negócio!

4. Controle da Data de Vencimento:

Da mesma forma que é um desafio manter o controle de estoque de forma manual, não é fácil e simples conseguir acompanhar a data de vencimento de todos os produtos. 

De tal forma torna-se prejudicial para sua clínica gerir a demanda de produtos e medicamentos sem o auxílio da tecnologia.

É provável que você necessite de muito tempo para administrar diversos itens que poderiam ser facilmente identificados com o uso de um software de gestão clínica.  

Há planilhas de controle de estoque, isto é, essas planilhas em excel auxiliam na otimização, mas não fornecem a automatização de processos, o que demanda tempo para organizar as informações.

Sendo o dia a dia de uma clínica é muito corrido, portanto, quanto mais otimizado os processos, mais tempo para focar em serviços prestados aos seus pacientes.

5. Estoque mínimo:

Antes de mais nada, se uma empresa não controla seu estoque mínimo alguns serviços podem ser interrompidos, em suma, não seria diferente para clínicas e consultórios. 

Por conta disso, não ter controle sobre quantos produtos ainda há em seu estoque pode prejudicar bastante o seu negócio, já que, ao deixar de oferecer ao seus pacientes um procedimento estético, provavelmente não ocorrerá a fidelização do paciente

6. Ter despesas desnecessárias:

Nesse sentido, é indispensável o controle de toda reposição desses itens no estoque, mas, sem um controle eficiente, as informações se perdem e podem aumentar os gastos da clínica, prejudicando a receita. 

Já se pode contar com as planilhas de excel para manter o controle de saída e entrada, evitando, assim, a compra sem demanda desses materiais. Entretanto, não garante que esse processo seja feito de maneira eficiente.

Por isso, o uso das tecnologias pode ser um grande aliado para manter esses dados sempre atualizados e de fácil acesso para os colaboradores em sua clínica.

7. Falta de diálogo entre os setores:

Para clínicas que trabalham com vendas é importante que todos os setores conversem entre si, pois assim se asseguram bons resultados. 

Para que o foco na gestão de estoque pode variar dependendo do perfil do seu negócio, uma gestão eficiente passa, sobretudo, pela integração de todas as partes da clínica.

Seja para controlar os produtos utilizados dentro do espaço médico como também os produtos a serem comercializados, de maneira que possibilite, uma diferenciação que pode fornecer bons resultados de vendas para a sua clínica. 

Seja como for, o uso das tecnologias podem ser grandes aliados para garantir a boa gestão de estoque, integrando com todos os outros âmbitos do seu negócio.

Uma vez que a demanda de uma atenção especial, é, por exemplo, evitar a escassez de medicamentos médicos, evitando que os atendimentos clínicos prejudiquem o aumento na receita de sua clínica.   

8. Não automatizar o estoque com um software de gestão: 

Sob o mesmo ponto de vista, fica evidente o quanto se tornou necessário investir em tecnologias capazes de melhorarem a forma de gestão de empresas. 

Essa necessidade se estendeu também à área médica, pois um atendimento de qualidade aos pacientes passa por diversos setores de uma clínica. 

Sem dúvidas, a tecnologia pode e deve ser usada por clínicas e consultórios para automatizar o controle de estoque.

Por mais que ,as informações alimentadas em um software de gestão médica precisam estar de acordo com a realidade do estoque de medicamentos da sua clínica.

Pensando nisso, não é recomendado se esquecer de controlar as informações, já que para ter bons resultados é preciso que as informações sejam acrescentada no sistema de sua escolha.

Portanto, um software de gestão pode resolver todos os problemas listados acima e garantir uma gestão de estoque eficiente para o seu negócio.

Perguntas frequentes:

Por que o controle de estoque para clínicas é importante?

Sabemos que o estoque é a parte imprescindível que constitui a rotina diária de clínicas e consultórios, pois é através da movimentação de produtos e medicamentos que se consegue garantir os atendimentos prestados aos pacientes, ou seja, os materiais, medicamentos, entre outros, são indispensáveis para manter os atendimentos com eficiência e qualidade.

Qual importância da organização do estoque em clínicas?

A organização é significativa a partir do momento em que é possível organizar o estoque da sua clínica aproveitando as funcionalidades como, por exemplo, a de detalhar o produto. Facilitando, assim, a forma de encontrar o produto, com o uso da tecnologia para mediar esses processos internos.

Como a tecnologia ajuda no controle de estoque?

O uso das tecnologias podem ser grandes aliados para garantir o bom controle de estoque para clínicas, já que o estoque é integrado com todos os outros âmbitos do seu negócio, por isso demanda de uma atenção especial, pois sem produtos não há atendimentos médicos nem aumento na receita de sua clínica.

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