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8 erros no controle de estoque para clínicas que você deve se atentar

8 erros no controle de estoque para clínicas que você deve se atentar

Um detalhe que pode não ser levado tão a sério, mas que pode virar um problemão é o controle de estoque para clínicas. Saiba o que fazer para não cair em armadilhas!

Para qualquer empresa, a gestão do estoque é muito importante para manter a organização e o bom funcionamento do seu negócio, logo, não é diferente para a área médica. Clínicas e consultórios também precisam contar com uma gestão de estoque eficiente para manter a qualidade do atendimento oferecido aos pacientes. 

Compreendemos que não é possível iniciar as rotinas diárias nestes centros de saúde sem contar com todos os itens preestabelecidos — itens esses que garantem um bom desempenho médico — disponíveis no estoque. Para clínicas que trabalham com vendas, um bom controle de estoque é fundamental. 

Diante disso, podemos encontrar diversos erros na gestão de estoque de clínicas que podem afetar diretamente a parte financeira de uma instituição de saúde, portanto, é interessante reconhecer quais são os hábitos ruins que podem ser prejudiciais para a sua clínica e buscar soluções eficientes para que esses problemas não desvalorizem o seu negócio.

Por que o Estoque é importante para a sua clínica?

Inicialmente, é importante frisar que clínicas com o atendimento voltado para vendas, já entendem a importância de uma boa gestão de estoque, no entanto, clínicas com o atendimento voltado mais para serviços prestados aos pacientes não têm o costume de se atentar tanto a essa parte fundamental nas clínicas. Por isso, é preciso saber quais são os erros de gestão de estoque que podem atrapalhar a sua clínica.

Sabemos que o estoque é a parte imprescindível que constitui a rotina diária de clínicas e consultórios, pois é através da movimentação de produtos e medicamentos que se consegue garantir os atendimentos prestados aos pacientes, ou seja, os materiais, medicamentos, entre outros, são indispensáveis para manter os atendimentos com eficiência e qualidade. 

Além do mais, com a tecnologia, alguns recursos importantes podem ser aplicados ao controle de estoque para clínicas, sendo responsáveis por otimizar processos e fornecer praticidade.

Saiba quais são os principais erros de controle de estoque para clínicas que afetam diretamente o funcionamento da sua e como evitá-los.

1. Planejamento do controle de estoque:

Antes de tudo, o planejamento torna-se indispensável quando pensamos em gestão, estendendo-se também para a gestão de clínicas e consultórios e o controle de estoque. Para clínicas que focam seus serviços em vendas, ter um planejamento a longo prazo traz garantias ao seu negócio, além de segurança e confiabilidade nos serviços prestados aos seus clientes. Além disso, é importante saber de quantos produtos se dispõe no estoque para controlar o que sai e o que entra, para que se tenha o maior controle da entrada e da saída no financeiro de sua clínica.

2. Organização:

A organização é importante para manter um estabelecimento em pleno funcionamento. Logo, não seria diferente para clínicas e consultórios, pois uma boa gestão do estoque é interessante do ponto de vista da clínica e dos próprios pacientes. 

Sendo assim, independentemente de qualquer negócio, caso ocorra a falta de um material pode gerar transtornos não só para a clínica como também para os pacientes, impactando de forma negativa diretamente a relação entre a clínica e seus clientes. 

Ou seja, a organização é significativa a partir do momento em que é possível organizar o estoque da sua clínica aproveitando a funcionalidades como, por exemplo, a de detalhar o produto. Facilitando, assim, a forma de encontrar o produto, com o uso da tecnologia para mediar esses processos internos. 

3. Controlar o estoque manualmente:

As tecnologias vieram para facilitar a rotina médica, no entanto, ainda há clínicas que mantém o controle do estoque de forma manual, o que induz a muitos erros de gestão que podem impactar negativamente o seu negócio. 

Portanto, se optar por manter a gestão do seu estoque de maneira manual, há a probabilidade de perda de dados importantes, pois as informações são mantidas em um único lugar físico, expostos a poeira e ação do tempo, o que traz a alta possibilidade de perda dessas informações importantes para a sua clínica.

Ou seja, com um sistema totalmente informatizado é possível controlar o estoque de sua clínica de qualquer lugar conectado à internet, ter controle sobre os produtos cadastrados. Sendo assim, a automatização torna-se necessária para garantir eficácia no armazenamento de dados. 

4. Controle da Data de Vencimento:

É um desafio manter o controle de estoque de forma manual e conseguir acompanhar a data de vencimento de todos os produtos. É algo que torna-se prejudicial à sua clínica a partir do momento em que demanda de muito tempo para administrar diversos itens que poderiam ser facilmente identificados com o uso da tecnologia. 

Hoje já existem planilhas para controlar o estoque, essas planilhas em excel auxiliam na otimização, mas não fornecem a automatização desse processo, demandaria de tempo para organizar todas essas informações e sabemos que no dia a dia de uma clínica quanto mais otimizado os processos, mais tempo para focar os serviços prestados aos pacientes.

5. Estoque mínimo:

Sabemos que se uma empresa não controla seu estoque mínimo alguns serviços podem ser interrompidos. Não é diferente para clínicas e consultórios. Ou seja, não ter controle sobre quantos produtos ainda há em seu estoque pode prejudicar bastante o seu negócio, pois ao deixar de oferecer ao seus pacientes um procedimento estético provavelmente não terá a fidelização desse indivíduo e prejudicará receita da sua clínica. 

6. Ter despesas desnecessárias:

Nesse sentido, também torna-se indispensável o controle de reposição desses itens no estoque, mas, sem um controle eficiente, as informações se perdem e podem aumentar os gastos da clínica, prejudicando a receita. 

Existem as planilhas de excel para manter o controle de saída e entrada, evitando, assim, a compra sem demanda desses materiais. Entretanto, não garante que esse processo seja feito de maneira eficiente.

Por isso, o uso das tecnologias pode ser um grande aliado para manter esses dados sempre atualizados e de fácil acesso para os colaboradores em sua clínica.

7.   Falta de diálogo entre os setores:

Para clínicas que trabalham com vendas é importante que todos os setores conversem entre si, pois assim se asseguram bons resultados. Ou seja, o foco do controle de estoque para clínicas pode variar dependendo do perfil do seu negócio, no entanto, uma gestão eficiente passa, sobretudo, pela integração de todas as partes da clínica, seja para controlar os produtos utilizados dentro do espaço médico como também os produtos a serem comercializados, possibilitando uma diferenciação que pode fornecer bons resultados de vendas para a sua clínica. 

Portanto, o uso das tecnologias podem ser grandes aliados para garantir o bom controle de estoque para clínicas, já que o estoque é integrado com todos os outros âmbitos do seu negócio, por isso demanda de uma atenção especial, pois sem produtos não há atendimentos médicos nem aumento na receita de sua clínica.   

8. Não automatizar o estoque com um software de gestão: 

Hoje sabemos o quanto se tornou necessário investir em tecnologias capazes de melhorarem a forma de gestão de empresas. Essa necessidade se estendeu também à área médica, pois um atendimento de qualidade aos pacientes passa por diversos setores de uma clínica. Portanto, a tecnologia pode e deve ser usada por clínicas e consultórios para automatizar o controle de estoque.

Entretanto, devemos nos lembrar de que as informações alimentadas em um software de gestão precisam estar de acordo com a realidade do estoque de sua clínica, logo, não é recomendado esquecer-se de controlar as informações, já que para ter bons resultados é preciso que as informações sejam acrescentada no sistema de sua escolha.

Afinal, qual é a solução ideal para controlar o estoque da clínica?

Assim sendo, um software de gestão pode resolver todos os problemas listados acima e garantir uma gestão de estoque eficiente para o seu negócio. 

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