O que é backup do sistema e como fazer o da sua clínica?

Se você já percebeu a importância da transformação digital na área da saúde e está começando a digitalizar a sua clínica, provavelmente já encontrou o termo backup do sistema.

Surgem então algumas dúvidas: “como fazer esse processo?”, “com qual frequência devo fazê-lo?”, “qual a forma mais segura de preservar os dados dos pacientes?”

Neste texto, vamos responder a todas essas questões, além de explicar a importância dos backups do sistema para a sua empresa. Confira!

Qual a importância de fazer o backup do sistema de clínicas?

O backup é a prática de gerar cópias dos dados do sistema com o objetivo de recuperá-los em caso de perda dos originais, seja por apagamento acidental, seja por corrompimento.

Esta prática é importante por dois motivos principais. Por um lado, as informações armazenadas em um sistema de clínicas são compostas por dados corporativos importantes para o planejamento estratégico da clínica.

Ou seja, relatórios financeiros, métricas e indicadores de desempenho, regras de rateio e repasses, entre outros. 

Dessa forma, a perda desses dados significa que os gestores ficarão sem base para tomar suas decisões. O que, sem dúvidas, causa um impacto negativo na gestão da clínica e como consequência em sua performance e capacidade de implementar melhorias.

O outro motivo envolve questões legais e de responsabilidade profissional, pois é dever da instituição de saúde e dos médicos manter os dados dos pacientes sempre disponíveis.

Isso porque, embora a estrutura que armazena essas informações (computadores, DVDs, HDs externos, prontuários de papel, etc.) seja de propriedade da clínica, os dados pertencem ao paciente.

Sendo assim, se ele solicitar essas informações, a clínica possui o dever legal de fornecer cópias autênticas delas. Por isso, o backup do sistema de clínicas é indispensável. 

Como funciona o backup do sistema para clínicas?

As rotinas de backup de um sistema para clínicas deve funcionar da forma mais automatizada possível, pois quanto mais intervenções humanas houver nas operações maior é o risco de erro.

Além disso, é mais caro alocar um colaborador para essa atividade que envolve ações repetitivas, como trocar discos removíveis ou fazer cópias de forma manual para subir em um drive online.

Então, a sugestão aqui é contar com um software médico que permita a automação dos backups.

As rotinas de backup devem ser realizadas preferencialmente à noite de modo que não haja interferência nos serviços administrativos que ocorrem em horário comercial.

Muitas informações podem ser hospedadas em redes online, sendo as mais comuns, o Google Drive e o Dropbox e para usuários da Apple, o iCloud. 

Outra forma é o armazenamento em nuvem. Assim, se o software escolhido pela clínica for totalmente online, não há a necessidade de instalação, pois o acesso acontece pelo navegador. 

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Quais são os tipos de backup do sistema?

Existem dois tipos de backup do sistema: o local e o online. Confira a seguir, como funciona cada um deles:

Backup local

Existem softwares médicos que são instalados em seu computador. Portanto, esses dados ficam guardados em seu dispositivo, ou seja, as informações dos seus pacientes ficam armazenadas em seu computador. 

Com isso, esses dados precisam ser salvos em dispositivos externos. Como você já deve imaginar, é aquele indispensável pendrive que fica na gaveta da sua mesa, além de outras mídias físicas, tais como CD, DVD e HD Externo. 

Desse modo, caso haja algum problema com o seu dispositivo, você pode recuperar as informações por meio dessas mídias.  

Backup online

Esse método de armazenagem de dados depende do seu provedor de software e de um servidor que o sistema utiliza. 

Por isso, quando você insere uma informação no prontuário do seu paciente, esta informação fica armazenada em Nuvem. 

O Armazenamento em Nuvem é a melhor opção para a sua clínica, pois é totalmente digital, não ocupa espaço em seu computador e as informações são salvas em tempo real. 

Dessa forma, fica fácil garantir aos seus pacientes a segurança e o sigilo das informações.

Backup do sistema online é mais seguro

As empresas de software que oferecem serviços de backup possuem políticas de segurança rigorosas. Por isso, elas costumam empregar tecnologias mais avançadas de criptografia.

Para softwares médicos, ainda existe uma série de normas técnicas que o Conselho Federal de Medicina (CFM) impõe sobre o manuseio e armazenamento de dados clínicos.

Essas normas foram elaboradas em conjunto com a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) e estabelecem critérios para avaliar em qual nível de garantia de segurança o software está.

Entre os requisitos está a necessidade de proteger as informações contra invasões e roubo de dados. O acesso às informações só deve ser possível com um usuário cadastrado e senhas que são redefinidas periodicamente.

Todos esses elementos tornam o backup online do sistema mais seguro do que o backup local. Considerando também que neste último ainda existe a preocupação em garantir a integridade das mídias físicas utilizadas para o backup, como DVDs e pendrives, por exemplo.

Preze pelo backup do sistema diário

Você já se perguntou a quantidade de dados que a sua clínica gera diariamente? Utilizando os atendimentos como exemplo a cada consulta, o prontuário eletrônico do paciente recebe novas informações sobre sintomas, evoluções e prescrições médicas.

Esses dados são essenciais para o desenvolvimento do plano terapêutico e formam um histórico clínico detalhado. O que forma a base necessária para a elaboração de diagnósticos precisos.

Portanto, a clínica não pode perder as informações de nenhum dia. Por esse motivo é fundamental realizar os backups diariamente.

Esta é mais uma razão para investir em um sistema para clínicas que seja completamente online e que realize backups de forma automatizada.

Software médico: precisamos falar sobre sistemas de automação em clínicas

Os softwares médicos são a principal ferramenta na otimização da clínica. Não ocupam espaço físico, ou seja, a sala em que você guarda seus arquivos pode ser destinada a outras funções e gerar lucro para a sua clínica. 

Abandonando de vez o papel, a sua clínica reduz custos e aumenta a segurança, já que, com o backup, nenhuma informação do seu paciente se perderá, diferente do método tradicional, em que os meios físicos para gravar os dados dos pacientes se desgastam com o tempo. 

Os dispositivos médicos, dependendo do tipo que a sua clínica deseja adquirir, não ocupam espaço em seu computador e ainda automatizam todos os processos médicos relacionados à gestão, desde um simples agendamento até algo mais complexo, como um repasse médico.  

Uma dica valiosa: escolha sempre o que te passa mais segurança e confiabilidade! Não tenha medo de pesquisar e perguntar sobre o produto que você quer adquirir, afinal, lidar com vidas exige o melhor!

Mas, você tem ideia das vantagens de se ter um software médico? Confira abaixo algumas vantagens em utilizar sistemas automatizados em clínicas: 

• Utilizar o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), a fim de eliminar o papel de vez!
• Automação de toda a parte de gestão clínica, com um Financeiro inteligente e automatizado;
• Melhorar a qualidade no atendimento, oferecendo praticidade para as rotinas clínicas. 

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